ABC de presupuestos para Pymes

Foto: Reuters

Los presupuestos están relacionados con la capacidad de estrategia y ejecución, en las pequeñas empresas, el reto es superar la inexperiencia y trazar un plan que permita y facilite el crecimiento.

 

 

En México, los principales motivos que dan origen a una nueva empresa son: el complemento a la economía familiar, necesidad de independencia, necesidad de un ingreso mayor al que se puede percibir como asalariado y el no encontrar un empleo.

Todos estos factores señalados por la Encuesta Nacional de Micronegocios (ENAMIN), están relacionados con el dinero, sin embargo, es justo el manejo de los recursos de las Pequeñas y Medianas Empresas (Pymes) uno de los principales retos.

Como parte de un taller  para emprendedores, la consultoría PWC y la red de emprendedores Endeavor, generaron un ABC sobre los puntos que todo emprendedor debe conocer acerca de los presupuestos. Toma nota.

1.¿Para qué necesito un presupuesto?

La principal función de los presupuestos se relaciona con el Control Financiero de la organización, contar con uno apoya el proceso de revisar qué es lo que se está haciendo, comparando los resultados con sus datos presupuestados correspondientes para verificar los logros o corregir las diferencias.

Los presupuestos ayudan a minimizar el riesgo y mantener las operaciones de la organización en límites razonables y sirven como mecanismo para la revisión de políticas y estrategias de la empresa.

La principal razón es que ayudan a planear los resultados de la empresa en dinero y volúmenes, y ayudan en el control del manejo de ingresos y egresos de la empresa.

2.Presupuestos rígidos y flexibles

Una vez que realizas un presupuesto debes determinar su tipo, existen dos en cuanto a flexibilidad.

Rígidos: son aquellos que se elaboran para un único nivel de actividad, y no permiten realizar ajustes necesarios por la variación que ocurre en la realidad. Dejan de lado el entorno de la empresa. Este se utilizaba antiguamente en el sector público.

Flexibles: son los que se elaboran para diferentes niveles de actividad, y se pueden adaptar a las circunstancias cambiantes del entorno. Son dinámicos adaptativos; sin embargo debes tener cuidado porque  en ocasiones resultan  complicados y costosos.

3.Presupuestos de operación

En cuanto a lo que un presupuesto administra hay dos niveles: presupuestos de operación y presupuestos financieros.

Los presupuestos operativos tienen en cuenta la planeación detallada de las actividades que se desarrollarán en el período siguiente al cual se elaboran, y su contenido se resume en un Estado de Ganancias y Pérdidas. Entre estos presupuestos se pueden destacar:

a) Presupuesto de ventas: generalmente son preparados por meses, áreas geográficas y productos.

b) Presupuesto de producción: comúnmente se expresan en unidades físicas. La información necesaria para preparar este presupuesto incluye tipos y capacidades de máquinas, cantidades económicas a producir y disponibilidad de los materiales.

4.Presupuestos financieros

En este sentido existen cuatro tipologías que debes considerar:

a) Presupuesto de compras: es el presupuesto que prevé las compras de materiales primas y/o mercancías que se harán durante determinado período. Generalmente se hacen en unidades y costos.

b) Presupuesto de costo -producción: algunas veces esta información se incluye en el presupuesto de producción. Al comparar el costo de producción con el precio de venta, muestra si los márgenes de utilidad son adecuados.

c) Presupuesto de tesorería: Se puede llamar también presupuesto de caja o de flujo de fondos, porque se utiliza para prever los recursos monetarios que la empresa necesita para desarrollar sus operaciones. Se formula por cortos periodos, mensual o trimestralmente.

d) Presupuesto de erogaciones capitalizables: es el que controla las inversiones en activos de larga duración. Permite evaluar las diferentes alternativas de inversión y el monto de recursos financieros que se requieren para llevarlas a cabo.

5.Los errores a evitar

Existen también factores que pueden echar por la borda el esfuerzo de realizar un presupuesto, toma nota y evítalos a toda costa.

* Estudiar sólo las cifras convencionales sin considerar los antecedentes y las causas de los resultados.

* No definir claramente la responsabilidad administrativa de cada área de la organización y no dejar claros los roles en el logro de metas.

* No fomentar una adecuada coordinación entre diversos niveles jerárquicos de la organización.

* Omitir la adopción de un sistema contable que genere confianza y credibilidad.