Uno de los problemas más comúnmente confesados por las personas es la tendencia a procrastinar. Pateamos los problemas y los lanzamos al futuro, como si en el porvenir se fueran a dar los ingredientes de solución. El reloj avanza, lo que debemos hacer no se hace, el problema crece y entramos en una espiral interminable y creciente. Y, para muestra un botón: imagina tu día: te despiertas contento y optimista; estás convencido de que no sólo vas a cumplir con todos los plazos de entrega, sino también irás al gimnasio, reactivarás tu vida social y prepararás una comida casera saludable. Al final del día, al revisar tus actividades, te das cuenta de que ocurrieron distintos contratiempos. Saliste tarde, te topaste con el tráfico que cada día es más intenso y llegaste a la primera junta enojado y frustrado porque vas tarde con tu plan del día. Además, al sentarte a terminar ese proyecto que has estado postergando durante semanas, te diste cuenta de que programaste reuniones una tras otra hasta el mediodía; y sí, llegaste retrasado a la primera y todo se encadenó con un efecto dominó. Finalmente, al acabar las reuniones, comenzaste a leer correos electrónicos y te avisaron que tu jefe necesita verte. Te dicen: “solo tardarás una hora”. Al final, fueron tres. En fin, el plan se hizo trizas. ¡Ánimo, la solución se encuentra en términos de administración es la gestión adecuada del tiempo!
Ya sé que los menos optimistas opinarán que si así son las cosas —y así son— entonces, no tiene ningún sentido planear. El problema no es nuevo, Marcel Proust nos lo dice en el título de su obra insignia: En busca del tiempo perdido, hay que ir detrás de esas horas que se nos escurrieron entre tantas actividades y tratar de recuperar esos minutos perdidos. Pero, aunque el segundero no puede ir en reversa, la buena noticia es que hay formas de rescatar esos periodos perdidos del día para ponernos a mano. ¿Cómo lograrlo? Con una fórmula sencilla: “maneja tu tiempo en lugar de que el tiempo te maneje a ti”.
Administrar adecuadamente nuestro tiempo es entender que estamos refiriéndonos a un recurso. Para optimizar y rentabilizar el uso de ese recurso hay que entenderlo. En esa condición, ignoraremos lo que dice San Agustín, en torno a que el tiempo no se puede definir, sí se puede. El tiempo es la dimensión en la que transcurren los sucesos. Por lo tanto, para optimizarlo debemos entender en qué lo estamos aplicando y ver si la aplicación es conveniente o si lo estamos malgastando. Una vez sabido esto, podemos empezar a analizar cómo manejar este recurso.
Evita desperdiciar el tiempo. Permítanme una analogía. El tiempo es como el agua, si sabemos que la tubería tiene un hoyo y por ahí se está derramando el líquido, hay que tapar la fuga. La fuga del tiempo son las distracciones. Hay que determinar en qué nos distraemos, cuáles son las actividades improductivas que realizamos, evitarlas y darles la vuelta para que no nos roben nuestro tiempo.
Poner por escrito las tareas es una forma muy eficiente para manejar el tiempo adecuadamente. Los olvidos son un grave desperdiciador de nuestras horas. Los cronogramas son herramientas magníficas para administrar el tiempo. Escribir y organizar evitará que desvelos, pensando en las tareas que llegan a tu mente una y otra vez. En cambio, el subconsciente se pone a trabajar en tus planes mientras duermes, lo que significa que puedes despertarte por la mañana con nuevas ideas para la jornada laboral.
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Establecer prioridades es crucial. Una vez que hemos escrito todo lo que queremos hacer, hay que darles un grado de importancia. Hay que ser muy estrictos. Empezar por eliminar las tareas que no deberías estar realizando y delegarlas a quien sí debiera hacerlas. Luego, identifica las tres o cuatro tareas más importantes y hacerlas primero; de esa manera, te asegurarás de terminar las más esenciales.
Agrupar las tareas similares siempre ayuda. Para ahorrar tiempo y energía mental, completa todo un tipo de tareas parecidas antes de pasar a la siguiente. Por ejemplo, establecer periodos para responder correos electrónicos, hacer llamadas telefónicas, archivar, etc. Entonces, la clave está en no contestar correos electrónicos o mensajes en cuanto llegan, ya que tlas distracciones roban tiempo. Apagar el teléfono y las notificaciones ayuda eliminar la tentación de verificarlo todo en un momento en que no esté designada esa tarea.
El multitasking no existe, por más que nos quieran convencer de ello. Esto es una de las verdades más contundentes en la administración del tiempo y una de las recomendaciones que nos negamos a aceptar. Es mejor concentrarnos en una cosa a la vez y terminarla que dejar abiertas múltiples tareas que nunca verán su fin y no lograrán llegar a su destino.
Descansa. Sí, es correcto, es muy importante planear momentos de descanso en nuestros cronogramas, darnos oportunidad para recargar energía, relajarnos y seguir una vez habiéndonos despejado. No se necesita tanto, un descanso programado tiene efectos magníficos porque nos ayuda a energizarnos y seguir con mayor entusiasmo.
Aprender a decir que no. Nunca aprenderemos a administrar el tiempo adecuadamente si somos incapaces de decir que no. Solo cada uno sabemos en nuestro fuero interno para qué queremos usar nuestro tiempo, así que, si se necesita rechazar algo que pidan para concentrarte en tareas más importantes, no hay por qué dudar en hacerlo. Y si un aparece un proyecto que obviamente no va a ninguna parte, no hay que tener miedo de dejar de hacerlo.
Es posible que estos puntos parezcan pequeños pasos y lo son, pero el secreto que guardan es que son efectivos. Para un manejo adecuado del tiempo es preciso identificar las principales distracciones y enfocarse en eliminarlas. Podemos empezar por las siguientes dos semanas. No olvidar dormir bien, ser saludable, tomar suficiente agua y comer de manera saludable también puede ayudar a mantenernos concentrados durante la jornada, especialmente en la tarde.
Detenernos a reflexionarla sobre la administración del tiempo pueden llevar a nuestra productividad a un nivel completamente nuevo. La forma adecuada de administrar nuestro tiempo es ocupar este recurso no renovable en forma consciente dedicándolo en aquellas tareas que nos lleven a sentirnos plenos. Lo demás es un desperdicio.
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