Por Maite Muñiz Tellería*

 

Hace unas semanas en México nos despertamos ante la realidad en la que el aislamiento sería parte de nuestra rutina por el futuro cercano. Alrededor del mundo, varias compañías han estado adoptando medidas de aislamiento para sus trabajadores ante el inminente riesgo de contraer el Coronavirus, o COVID-19. La razón es muy sencilla, proteger la salud de sus empleados y sus familias, y evitar la propagación de este virus que fue declarado por la Organización Mundial de Salud como una pandemia.

Dentro de las medidas sugeridas, se encuentra la opción de trabajar de forma remota sin necesidad de salir de casa, para de esta manera, prevenir cualquier contacto con potenciales portadores del virus.

El anuncio, que varios implementaron desde la semana pasada, ha dejado inquietas a muchas compañías que aseguran no estar preparadas para trabajar a distancia. Y sus preocupaciones son válidas, pues no basta simplemente con enviar a los empleados a trabajar desde casa y esperar los mismos resultados. El trabajo remoto, como cualquier tipo de trabajo, requiere de unas condiciones especiales para hacerlo funcionar.

¿Cómo adaptarnos al trabajo remoto?

Los primeros días trabajando desde casa es normal distraerse frecuentemente y saltar entre una tarea y otra, haciendo así que al final de la semana te sientas desconectado de tu equipo y el ritmo disminuido. Además, todos están explorando qué herramientas son las que más les van a funcionar y cómo le van a hacer para continuar con esa coordinación que antes era natural hacerse de forma presencial.

Para ayudarles en esta adaptación quiero compartirles un par de tips de cómo hacerle y qué me ha funcionado.

Mejores prácticas (que realmente funcionan)

Crea una rutina, y marca un “fin” a tu día laboral.

Por más que incluya más breaks de lo normal,  y que a veces la rompas, es importante seguir un ritmo. Esto te ayudará a diferenciar entre tu trabajo y las actividades de descanso. También, asegúrate que esta rutina tiene una hora de inicio y hora de terminar. Si eres workaholic, como yo, te darás cuenta que trabajar desde casa en un inicio hace que nunca termines tu día laboral.

Esto es sostenible en el corto plazo, pero a la larga te vas a agotar. Pro tip: si después de que “termina” tu día laboral sigues con pendientes, tómate un break de una hora y luego regresa a esos pendientes. Verás como puedes priorizar lo realmente importante y acabarlo más rápido.

Mantén tu calendario 100% actualizado (aún con “tasks personales”) y compártelo con tu equipo.

Si hay algo que aprendí los primeros meses trabajando desde casa, es que implica tener más distracciones y responsabilidades que estar en la oficina. Y por más que nos de pena “bloquear horas laborales” para hacer de comer, o tomar tu clase (ahora virtual) de ejercicio, es completamente normal, y todos lo requerimos.

Mi mejor solución a poder llevar este balance fue bloquear esas horas en mi calendario y compartirlo con mi equipo. De esa manera, saben cuando estoy disponible y podemos agendar reuniones automáticamente sin tener que estar preguntándole a todos por su disponibilidad para cada mini-reunión.

Sobrecomunícate

Mi equipo les diría que esa es mi frase favorita, fomenta que tu equipo sobre comunique sus avances o dificultades al realizar sus tareas del día a día. Entendiendo que todos hacemos nuestros tasks a diferentes horas y diferentes ritmos, y que muchas de nuestras tareas de alguna forma u otra son co-dependientes, la mejor manera de evitar atrasos y frustraciones en equipos es mantenerlos a todos informados de tu progreso.

Hay varias herramientas que usamos para tener esta claridad en todo momento, pero honestamente nunca está de más avisar en el chat. Mejor práctica es hacerlo en el grupo del equipo para evitar teléfono descompuesto. 

Ponte un Daily Goal y compártelo

En la cultura tech, es muy normal tener una reunión que llaman el “daily standup” en el que cuentan a su equipo en qué van a estar trabajando ese día y que se proponen terminar.

El empezar tu día contando qué esperas lograr para el final de ese día laboral, te ayuda a priorizar el resto del día. Así por más que tengas videoconferencias, distracciones, y reuniones espontáneas, sabes que debes priorizar al menos un par de horas para terminar ese task que te prometiste hacer. Suena como algo básico, pero en serio, el finalizar tu día cumpliendo una tarea hace que te organices mucho mejor con tu tiempo.

¿Qué herramientas de trabajo usar?

Para que las reglas funcionen, también es vital que sus empleados tengan las herramientas necesarias para llevar a cabo sus tareas, pues éstas facilitan la dinámica y comunicación entre miembros del equipo.

Dentro de las más usadas, se encuentran: 

Comunicación:

Slack

Telegram

Microsoft Teams

Compartir y almacenar documentos:

Google Drive

Dropbox

Productividad:

Asana

Jira

Trello

Monday

Reuniones:

Zoom

Google Hangouts

Skype

Últimas recomendaciones

De lo más importante para lograr dirigir tu empresa exitosamente de manera remota es tener una muy buena cultura organizacional y valores que te ayuden a exitosamente aplicar estas reglas.

 

Contacto:

Maite es fundadora y CPO de la empresa Truora, que tiene como objetivo combatir el fraude en Latinoamérica. Previo a fundar Truora con sus co-fundadores, trabajó como consultora en McKinsey.

Linkedin:  https://www.linkedin.com/in/maite-muniz-telleria-371079b4/

Twitter: @mai_mutel 

 

Las opiniones expresadas son sólo responsabilidad de sus autores y son completamente independientes de la postura y la línea editorial de Forbes México.

 

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