Allison Shapira no rehuye usar su voz: autoproclamada extrovertida, fundadora de una empresa de formación para hablar en público y ex cantante de ópera, rara vez ha tenido problemas para saber cómo hablar. Pero incluso Shapira comete errores cuando se trata de ese acto de etiqueta virtual matizado pero de alto riesgo: interrumpir a otra persona en una llamada de Zoom.
“Es intrínsecamente grosero [interrumpir] y, sin embargo, a veces es necesario para proteger la conversación, o porque Internet es irregular”, dice Shapira, a quien recientemente tuvieron que recordarle que usara el botón “levantar la mano” cuando un colega dijo que estaba interrumpiendo demasiado. En un entorno virtual donde la gente está distraída, dice, la tecnología retrasa las reacciones y faltan señales en persona. “Es una cuestión de psicología humana”, dice, no sólo tecnológica.
Interrumpir a los compañeros de trabajo en una reunión ha sido durante mucho tiempo un campo minado de modales, cada vez más cargado no sólo de políticas de oficina y ambiciones profesionales de larga data, sino también de preocupaciones sobre prejuicios de género y exceso de reuniones de “eso podría haber sido un correo electrónico”.
Zoom hizo que este complejo acto de cultura corporativa fuera, bueno, más extraño. Participar en una conversación de conferencia se convirtió en alternar entre las ventanas del navegador para encontrar el botón para activar el silencio. Es mucho más difícil leer el lenguaje corporal de un compañero de trabajo al otro lado de la mesa. Y cuando “¿puedes oírme?” o “parece que tu pantalla se ha congelado” se dicen repetidamente, nadie quiere pausar más las reuniones por interrupciones.
“Esperas un minuto para ser cortés e intervenir, pero en realidad aún no han terminado de hablar”, dice Shapira, recordando una llamada la semana pasada en la que ella y un cliente se interrumpían constantemente debido a pantallas congeladas.
Para los introvertidos, puede ser incluso más difícil participar en una discusión de Zoom que en una que tiene lugar en la oficina. Si bien el giro hacia el trabajo remoto puede ser más fácil para los empleados introvertidos (las interacciones están programadas y las reuniones virtuales son más fáciles de digerir para los introvertidos), hablar en una reunión de Zoom resulta más difícil, dice Carey Yazeed, consultora y científica del comportamiento que estudia la equidad en el lugar de trabajo, porque tienen que descifrar el mejor momento para interrumpir.
“Los extrovertidos tienen una gran personalidad y son muy buenos para insertarse”, dice Yazeed. “Un introvertido es alguien cuya personalidad es más calculada. Para que hablen en una reunión, es algo en lo que tienen que pensar de antemano, escribirlo y ensayarlo”.
Ya sea que sea del tipo silencioso, extrovertido, pasante o ejecutivo, existen formas aceptables de interrumpir en Zoom. Porque después de todo, “nadie debería soportar cortésmente un monólogo”, dijo en un correo electrónico el cofundador de GitLab, Sid Sijbrandij; Recientemente compartió los propios consejos de Zoom de la empresa remota en LinkedIn. Aquí hay cinco formas de interrumpir de manera efectiva en una reunión virtual. (Y sí, todavía te resultará incómodo).
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ASÍ ES EL FINO ARTE DE INTERRUMPIR A LA GENTE EN ZOOM, SIN DEJAR DE SER CORTÉS
- Insértate en el principio
Cuanto más tiempo permanezca sentado y esperando para hablar, más probable será que se abstenga de hablar.
Para los introvertidos en particular, puede resultar útil plantear los temas de conversación y las preguntas al comienzo de la reunión, dice Yazeed. ¿Por qué? “Todavía existe esa estructura, esa agenda”, dice. “La gente todavía no se ha relajado ni ha empezado a desviarse del tema”. Serás más escuchado al comienzo de la reunión.
- Espere una pausa
¿Cuándo es el mejor momento para interrumpir? La respuesta resulta aún más difícil si el anfitrión de la reunión nunca hace una pausa para tomar aire.
En ese caso, Shapira dice que el mejor momento para interrumpir es justo antes de que el líder de la reunión pase al siguiente tema. A menudo, un orador toma un respiro o hace una pausa para preguntar si alguien tiene preguntas. El uso de íconos como “levantar la mano” puede ayudarlo a aprovechar esas pausas.
- Usa emojis para “levantar la mano”
No seas como Shapira. Recuerde utilizar la función “levantar la mano” que ofrecen los softwares de reuniones virtuales como Zoom y Google Meet. Alternativamente, envíe un mensaje en el chat o active su micrófono y espere.
Si la mano levantada de un participante pasa desapercibida, no tema defender a aquellos que son más introvertidos y están indicando que quieren hablar, dijo Sijbrandij en una publicación de LinkedIn.
- Utilice una palabra de relleno
Si esas acciones no captan la atención, puede que sea el momento de hablar. (Interrumpir la llamada de Zoom con una palabra de relleno como “entonces” o “en realidad” a menudo será suficiente).
Sin embargo, asegúrese de utilizar palabras más fuertes y con énfasis que indiquen que va a hablar. Opte por “en realidad” o “genial” en lugar de “um”, por ejemplo. Utilice una palabra que no pase desapercibida ni sea descartada.
Una ecuación de interrupción perfecta, dice Shapira, es más o menos así: wEspere a que el orador tome un respiro, use una palabra de relleno, felicite lo que está diciendo y luego diga su discurso. “Esa es una manera, especialmente si estás interrumpiendo a alguien que es tu compañero o un superior tuyo, de mostrar deferencia y respeto”.
- Utilice un facilitador
La mayoría de las reuniones no cuentan con un moderador fuerte que ayude a que la conversación fluya bien. Y es aún más pronunciado en Zoom, dice Yazeed, cuando las personas hablan entre sí, activan el silencio en momentos inconvenientes y confunden a los participantes de la reunión sobre quién está a cargo.
Un facilitador eficaz prestará atención al chat y, cuando se levanten los emojis de las manos, incluirá a todos en la conversación. Si dirige reuniones o está a cargo de un equipo, asegúrese de utilizar uno, especialmente en reuniones virtuales.
Por supuesto, si la reunión virtual termina y no entendiste tu punto o tu “um” no te da la oportunidad de hablar, recuerda que un correo electrónico de seguimiento casi siempre será suficiente. Después de años de reuniones consecutivas de Zoom durante la pandemia, un correo electrónico, en lugar de una reunión, es probablemente lo que la mayoría de la gente quería de todos modos.
Este artículo fue publicado originalmente por Forbes US.
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