Cuando un entrevistador dijo en 1959 que había oído que TS Eliot componía en la máquina de escribir, recibió del autor una respuesta profunda: “En parte en la máquina de escribir y en otra parte, poniendo atención”. El problema de hoy es que no logramos enfocarnos. Tendemos a divagar. Seguro que en alguna ocasión has estado en una reunión estratégica, en una plática informal, en clase, leyendo algún reporte o un libro, sólo para descubrir que no puedes recordar nada de lo que se trató. Es frustrante. Es una pérdida de tiempo y recursos. Y, así como no podemos recordar las ideas de otros, es muy probable que nuestras palabras sean olvidadas con la misma rapidez.
Hay una necesidad imperiosa para ser entrenados para poner atención. Por un lado, andamos pajareando, distraídos pensando en varias cosas a la vez, atendiendo múltiples asuntos al mismo tiempo —o eso creemos— y por el otro está el problema opuesto: parece que no podemos dejar de hablar. Esto puede llevar al naufragio por todos lados: estamos en un diálogo de sordos en todas partes: los miembros del equipo se desesperan porque quieren compartir sus propias ideas, sin éxito y no logran escuchar otros puntos de vista. Hay mucho ruido que anula las iniciativas que luchan por salir a la luz. Las ideas se pierden porque las partes interesadas pierden la paciencia y comienzan a desconectarse.
Cabe la posibilidad de que nosotros mismos estemos generando el problema. Es posible que estemos monopolizando la conversación en las reuniones y encima, estemos divagando. Anne Sugar, coach de la Universidad de Harvard, aconseja experimentar con las siguientes tácticas para ayudar a transmitir su mensaje:
Medir exactamente cuánto estás hablando.
Considerar otras formas de compartir las ideas.
Sintetizar los pensamientos
1. Para medir exactamente cuánto estamos hablando, hay que tomarse el tiempo para reflexionar después de cada reuniones llevada a cabo. Hay que evaluar nuestro desempeño. Verificar si hemos estado monopolizando el micrófono o si alguien habló demasiado. Es preciso revisar y considerar quién fue la persona que más contribuyó. Hay que usar el instinto. Si notamos que un patrón parlanchín que tiende a divagar, es momento de un reinicio. En el futuro, es necesario un esfuerzo por priorizar escuchar sobre hablar.
Un buen ejercicio es escuchar y guardar silencio hasta que al menos otras dos personas en la reunión hayan compartido sus comentarios. Es muy frustrante cuando alguien está exponiendo algo y lo interrumpen sin dejarlo hablar. Escuchar es una práctica virtuosa que poca gente está ejercitando en la actualidad.
2. Para considerar otras formas de compartir las ideas hay que poner en juego la creatividad. Por ejemplo, iniciar con una sesión de lluvia de ideas y generar rápidamente una gran cantidad de propuestas, no importa que algunas sean descabelladas o inútiles. Eso es más efectivo que divagar al acaparar el reflector y hablar sin ton ni son. El riesgo es parecer disperso y mal preparado. Hay otras formas de organizar sus ideas y comunicarlas a la gente. Por ejemplo, ¿puede mantener una lista actualizada de sus ideas brillantes para compartirlas en la próxima reunión. También se pueden compartir ideas en un entorno que no sea de reunión, por ejemplo, en un correo electrónico de seguimiento o en una plataforma de chat interna.
Usar cualquier forma de comunicación de las tantas que están a disposición y sirven para ayudar a organizar sus pensamientos. Luego comunicarás conceptos bien pensados cuando compartas. El objetivo es lograr una comunicación más estructurada, estratégica y organizada y recuperar el control de cómo dejar de divagar en las reuniones, para transmitir mejor los mensajes y las ideas.
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3.Para sintetizar los pensamientos, hay que tener claridad en lo que queremos comunicar. Al hablar, debemos asegurarnos de que lo que decimos sea necesario e impactante. Incluso, sirve pensar en tus oraciones en forma de tweet: ¿Cómo comunicaría esta idea si estuviera tuiteando y enfrentando un límite de caracteres? ¿Cómo puedo reducir mi mensaje a su esencia?
Una vez que se establece un ritmo para comprimir los pensamientos, no nos tomará mucho tiempo para prepararnos y practicar. Hay que pensar como un editor, eliminando palabras e ideas que no comunican la esencia de lo que queremos compartir. Un buen conejo de Anne Sugar es construir oraciones con cinco palabras. Si bien eso puede no parecer mucho, esas palabras adicionales hicieron que la comunicación fuera más confusa. Se busca entregar mensajes con un impacto más significativo al recortar sus oraciones.
Si bien es importante compartir su punto de vista, es fundamental saber cuándo y cómo, pero también es relevante conocer el momento en que tenemos que cerrar la boca para escuchar. Cuando nos apoderamos del micrófono, cuando padecemos de verborrea o dislalia, perdemos la mejor oportunidad de comunicarnos. Divagar es el peor enemigo de la transmisión de ideas.
Muchos líderes se quejan de que sus equipos de trabajo no logran los resultados deseados, no entienden lo que deben hacer o entregan lo que no se les pidió. El padecimiento de la distracción es universal y nos aqueja a muchos seres humanos. Más nos vale poner manos a la obra y ser parte de la solución. Si estamos aburriendo a la gente con nuestro discurso, si divagamos, estaremos provocando la falta de atención.
Dice Roland Barthes que cuando un escritor escribe aburrido, aburre a su lector, cuando lo hace enamorado, lo enamora y cuando siente odio, eso se transmite. Cuando una persona divaga deja ver lo que trae en la mente: inseguridad, desconocimiento del tema, falta de interés. Se estropea el canal de comunicación y se anula la transmisión del mensaje. Hay muchas formas de practicar: entrar a un taller de lectura es una excelente opción que nos entrena a estar enfocados, a sintetizar ideas, a escuchar y a ser escuchados. Es algo simple y divertido. Muchas empresas están adoptando esta práctica como entrenamiento y capacitación.
Está en nosotros ser parte de la solución. La comunicación es la madre de todas las competencias, así que, podemos construir sobre ella un desempeño destacable. Dejemos de divagar y empecemos a transmitir nuestras buenas ideas.
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