Uno de los grandes flagelos que nos azota en nuestros días es el estrés, este estado de preocupación constante, esta tensión mental que se desborda y nos hace creer que no podremos lidiar con las dificultades que enfrentamos en el día a día. Casi sin importar la edad, desde niños hasta gente de tercera edad lo hemos padecido. Es una sensación pandémica por el número de personas en el mundo que la padecen, sin importar clase social, preferencias, oficios, o lugar en el mundo en el que nos encontremos. Dominar el arte de hacer lo que nos toca sin estrés se convierte en un imperativo personal y en una meta de liderazgo.
La evolución de las estrategias de productividad y gestión del tiempo a lo largo de los años —desde las primeras guías en la década de 1950 hasta los desafíos actuales en 2024— son todo un reto. En todos estos años, se destaca la persistente sensación de sobrecarga de trabajo en los trabajadores del conocimiento y se plantea la pregunta de por qué no se ha logrado resolver este problema a pesar de décadas de consejos y enfoques. Cada época ha presentado sus propios desafíos específicos. No es nuevo sentir que no nos alcanza el tiempo para desarrollar todas las actividades que tenemos pendientes. Así ha sido desde la expansión del capitalismo gerencial hasta la era espacial y la sobrecarga digital.
En el contexto actual, necesitamos de estrategias de productividad que ayuden a lidiar con la sobrecarga de mensajes y reuniones, así como a recuperar el sentido de intención y autonomía en el trabajo. Estamos tan distraídos que perdemos enfoque de lo que es realmente apreciable de nuestra labor y nos perdemos en microtareas y papeleos burocráticos que terminan frustrando la creatividad y matando la relevancia.
Quisiéramos días que duraran más horas y tareas que no tuvieran urgencia sostenida. Nos encantaría utilizar ese tiempo en hacer lo que nos gusta y que sabemos que será importante. Dominar el arte de hacer lo que nos toca sin estrés implica generar sistemas de tareas estructurados que reflejen la complejidad real del trabajo, clasificando tareas por roles y estados. Se trata de regresar a esa felicidad de la labor y al liderazgo que contribuya a dar sentido de plenitud a lo que se hace. Es un arte propiciar ambientes armónicos para que la gente se desarrolle a su máximo potencial
Un enfoque de planificación en varias escalas de tiempo, incluyendo planes estacionales, semanales y diarios puede ayudar a los líderes y a los integrantes de su equipo de trabajo. La planificación se presenta como una herramienta para recuperar el control sobre el tiempo y evitar la sensación de caos y falta de propósito en el trabajo. Esta propuesta sirve lo mismo a alumnos que se quieran organizar en sus esquemas de estudio, a ejecutivos que busquen un equipo de trabajo más efectivo y a emprendedores que quieran alcanzar sus metas.
El problema, me parece, radica en la serie distracciones que nos quitan el enfoque —video juegos, redes sociales personales, compras en línea— la constante comunicación —WhatsApp, correos electrónicos, promociones y publicidades—, una sobre carga del control que se ejerce sobre tareas sin importancia que a nadie le sirven. La resolución llega proponiendo medidas de cuidado con la comunicación que redirijan las interacciones necesarias que reduzcan el tiempo y la atención requeridos. Lo importante es equilibrar los costos y beneficios de estas medidas. ¿Para qué pido un reporte urgente que nadie va a leer?
La otra parte del problema está en las urgencias con las que se piden las tareas y los niveles de control que se ejercen sobre labores irrelevantes ya que generan estrés y frustración. También genera mucha ansiedad sentirse vigilados. Peor, si el nivel de vigilancia es intimidatorio y se hace desde un nivel jerárquico inferior. Recuerdo que en un club de tenis, los jugadores debían ir vestidos de blanco. Esa era la regla y los encargados de ejercer el cumplimiento eran los jardineros y cuidadores de las canchas. Existió también la costumbre de pedir al personal de limpieza de una universidad privada que verificaran si los profesores investigadores estaban en sus cubículos o no y les pasaran lista.
El nivel de frustración de los socios del club de tenis y de los académicos de la universidad era muy alto. De pronto, los tenistas eran observados con escrutinio mientras jugaban y se llegó a la exageración de verificar hasta el color de las muñequeras que usaban. Sucedió que muchos profesores investigadores vieron que se les descontaban las horas de trabajo porque alguien que no entendía su labor no los había visto sentados frente a la computadora.
En ambas situaciones, todo se convirtió en un sinsentido. Los tenistas migraron a otro club porque sus momentos de diversión se convirtieron en situaciones de angustia y molestia. Los profesores empezaron a dedicar más tiempo a rellenar formularios que a llevar a cabo sus tareas de investigación. En ambos casos, los resultados fueron en contra de las organizaciones.
La naturaleza siempre cambiante del trabajo requerirá una continua revaluación y adaptación de las estrategias de productividad. La clave está en encontrar un enfoque sostenible entre el fetichismo de la productividad y el rechazo del pensamiento productivo como tóxico o innecesario. Ya en 1959, cuando se acuñó el término “trabajo del conocimiento”, se expuso el desafío fundamental que plantea un ambiente armónico del trabajo. Es cierto, casi sin excepción, los ejecutivos, estudiantes, emprendedores y trabajadores han expresado de una forma u otra la aguda y siempre presente conciencia de que no tienen tiempo para hacer todo lo que debería hacerse. Sesenta y cinco años después, seguimos frustrados por tener demasiado que hacer. Es un poco sorprendente que no hayamos resuelto este problema.
Me parece muy importante señalar que la productividad no es sólo una cuestión de lo que se logra. Es, también, cómo nos sentimos acerca de lo que hacemos. Las herramientas de productividad esenciales para hoy en día deben ayudarnos a domar la sensación de ahogarnos en nuestras obligaciones, al mismo tiempo que nos ayudan a recuperar el sentido de la intención y la autonomía en nuestros esfuerzos. Para ello, es preciso establecer medidas de control de la comunicación. Limitar las interrupciones cada día para trabajar en proyectos. Establecer fronteras: este es tiempo para reuniones, este para llenar reportes, este para divertirme, este tiempo es para mí.
Necesitamos seguir revaluando la forma en que trabajamos sin perdernos en interminables ajustes y actualizaciones de nuestros sistemas organizativos. Para alcanzar y ejercer una posición de liderazgo, una persona hombre debe dedicar una parte de cada día al autodesarrollo y a revisar su sensación de plenitud. Así se domina el arte de hacer lo que nos toca sin estrés.
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