Se llevó a cabo en las últimas horas un nuevo foro Forbes Conecta, esta vez, “La Ruta Decisiva“, donde entre otros aspectos de la realidad se abordaron una de las mayores preocupaciones de las empresas como es la gestión del gasto, y su estrategia al respecto frente a la reactivación económica.
El panel de la ocasión estuvo integrado por Yisel Rodríguez, gerente de proyectos financieros y cuentas por pagar de Mazda de México; Ángel Morfín, el director general de SAP Concur en México y Norte de América Latina, y moderado por el propio Roberto Aguilar, editor de Forbes México.
La gestión del gasto como estrategia para la reactivación económica, puede verse desde diferentes aristas y como por ejemplo cuáles son los retos tecnológicos que enfrentan las empresas mexicanas a raíz de la situación sanitaria, además de los procesos que las compañías necesitan digitalizar de manera más urgente, pensando en un nuevo futuro.
El primero en responder fue Ángel Morfín de SAP Concur, quien explicó que “básicamente lo que estamos viendo hoy en día y a raíz de esta situación, es la importancia de trabajar de manera remota, el seguir manejando negocios de afuera de la oficina, aunque esto no significa que siempre va a ser así. Estamos viendo el modelo de negocio que hoy en día es un trabajo híbrido, entonces es cuando cobra mucho más importancia la digitalización”.
En este sentido, Morfín añadió que “al final lo que hay que hacer es seguir administrando el negocio desde cualquier lado del mundo y ahora es posible gracias a la tecnología a través de la nube, con procesos de negocio que pueden ser ejecutados fácilmente. Hablando específicamente de lo que hoy concierne hacia las compañías, que es aumentar ventas, significa modificar muchos procesos. Hoy sabemos que muchas empresas, gran parte de su venta se hace a través de un canal digital. Por lo tanto, también en cuanto a procesos administrativos, tenemos que llevarlos a cabo de la misma manera. Por lo tanto, cuando hablamos específicamente de el control de gastos como tal, ¿cómo podemos hacer hoy en día para controlar esas erogaciones que ahora se hacen de manera virtual?”.
“Muchos trabajan desde casa y desde ahí también van incurrir en costos, pero cómo controlamos esos gastos, por eso es que en la actualidad se requieren de plataformas como Concur, la cual nos permite llevar ese control de gastos de manera remota, en el cual en el momento en que estemos haciendo el gasto, sacar una fotografía, subir ese gasto en foto y que pase por un flujo automatizado de aprobación. Todo esto está cobrando importancia y de hecho podemos ver que, a gran parte de los CEOs lo que más les interesa es precisamente controlar eso para ser más rentables”.
Por otra parte, el directivo de SAP Concur explicó que toda esa información de gastos discriminados “va a permitir tomar mejores decisiones en cuanto a reducciones, o necesidad de mayor gasto, o ¿qué rubros tengo que vigilar y cómo vigilarlos. Pero al final la plataforma, un servicio completo de control de gastos a través de la nube es lo que permite hacer este control”.
A su turno Roberto Aguilar afirmó que las empresas que atraviesan esta democratización digital, deben ir más allá porque ya no es excluyente a cada compañía, sino que todas están tomando este rumbo, por ende, es necesario entender la actualización de los procesos sobre todo en lo que tiene que ver con los gastos es fundamental para seguir compitiendo.
En esta línea, Yisel Rodríguez de Mazda, agregó que “nosotros ya tenemos un par de años siendo clientes de Concur. En esta estrategia, la situación a la que se está enfrentando la compañía nos impulsa a volver a realizar una nueva reestructura y un nuevo proyecto con el equipo de SAP. No basta con tener el control de los gastos de viajes. No queríamos ver solo cómo manejar nuestro presupuesto, cómo controlar estos gastos, o ir avanzando a nivel industria automotriz, ya que frente al cierre por la pandemia, nos encontramos en una de las situaciones más difíciles para nosotros, sobre cómo organizar la primera forma de acercamiento que teníamos con los clientes.
“Todo se convirtió hacia plataformas digitales y ahora a través de ellas nuestros clientes pueden hacer citas y consultar sobre nuestros productos. Se abrió un showroom digital que prácticamente permite que el usuario, desde su computadora pueda revisar y analizar todas las características de los vehículos y demás”, sumó.
“Se elaboraron planes de gestión para poder recolectar los carros de nuestros clientes para seguir manteniendo y ofreciéndoles un servicio. Hoy por hoy es importante enfocarnos también en atender la experiencia del cliente a través de los canales digitales. Es imperante ver cómo logro llevar mi producto al consumidor, y que siga enamorándolo, ahora a través de una plataforma digital”, especifica la gerente de proyectos financieros de Mazda.
“Estas estrategias las hemos ido implementando durante todo este año, y nos han ayudado por una parte a mantener las ventas. Seguimos teniendo casi el 5% de participación de mercado como una de las diez marcas principales del país, pero por otro lado, sabemos que la gestión de gastos es primordial para darle visibilidad de negocio, saber en qué invertir, o qué debemos cuidar más. La tendencia mundial a la que nos enfrentamos es que la liquidez y el efectivo es oro y saber y poder tener esta claridad y esta visión de hacia dónde podemos invertir, es invaluable para todas las compañías”, mencionó.
En otro punto de la ronda de preguntas, el moderador consultó a Ángel Morfín de SAP Concur sobre cómo la oferta de soluciones de la plataforma contribuye a la maduración de los procesos y el control de los gastos indirectos: “Tener Concur no es simplemente un sistema que me ayuda a controlar el gasto, sino que ayuda a plasmar una mejor práctica de control de del dinero que sale en las compañías. Permite llevar el gobierno del gasto, el saber cuáles son las reglas del mismo, en qué puedo gastar, en qué no… “.
En otro aspecto, Morfín se preguntó “¿qué es lo que hace Concur? No es simplemente tener un proceso integrado del control del gasto, sino tener una plataforma a la que podemos acceder desde desde la nube, que la podemos aprovechar fácilmente para controlar el gasto. Pero también, permite tener el proceso de manera integrada, automatizarlo y también el poder ligar otras fuentes de información que son importantes para el control de las erogaciones. Por ejemplo, si vamos a viajar, muchas veces tenemos procesos separados. Si usamos un avión o si nos vamos a quedar en un hotel específico, cómo controlamos específicamente dónde va a ir mi empleado y si ese va a ser un lugar seguro.
“Lo que tiene Concur es poner a la disposición otros servicios, controlar inventarios y gastos y ponerlos en perspectiva vinculándolos hacia mis políticas. Podemos integrar fácilmente en la plataforma Concur, un servicio de Uber. Cuando hablamos de todas estas bondades del sistema, hay plataformas que existen en el mercado que se quedan a ciertos niveles, no simplemente como un desarrollo o un proceso ligado. Aquí estamos haciendo eso y aparte estamos añadiendo control sobre servicios externos y damos visibilidad completa sobre el gasto.
“Con Concur puedo saber quién gasta más, quién gasta menos, en qué estoy gastando más que un departamento, u otro. Y eso permite tener un sistema completamente ajustable a las necesidades de la empresa. Quiero decir que cuando un cliente adopta Concur, va a tener una disminución del gasto, pero eso quiere decir que no solamente se va a quedar a ese nivel. Teniendo una visibilidad completa, vamos a poder saber qué otras cosas se pueden ajustar para ir manteniendo las erogaciones hacia la baja, por lo tanto hacer el negocio mucho más rentable”, aclaró Morfín.
A su momento, Yisel Rodríguez dio detalles de las bondades de tener una solución como Concur en una compañía como Mazda y sobretodo, en la nube: “La experiencia ha sido muy, muy buena. En un año marcado totalmente por el confinamiento, con el trabajo a distancia, la digitalización ha sido indispensable para mantener una correcta operación del negocio. Entonces, comenzar con Concur fue esencial, porque no se abordó solamente la gestión del gasto. Muchas veces, las empresas nos enfrentamos a procesos internos, como la trazabilidad del negocio: de quien autorizó, en qué momento y por qué. Concur nos da esta funcionalidad para que podamos no sólo adecuar el gasto o el control del mismo, por departamento, o por área. La realidad es que el sistema concentra toda la información, y nos genera reportes que nos permiten determinar el centro de costos. Saber si se ha gastado más en aviones, en casetas, etcétera, todo en pos de una mejor toma de decisiones, para conocer en dónde se están invirtiendo los recursos, que se haga de manera eficiente, y a través de Concur podemos tener esa flexibilidad”.
Sobre la continuidad del proceso de digitalización, Aguilar hizo hincapié en conocer más detalles sobre las bondades y ventajas competitivas que implica la adopción de la gestión en tiempo real de los recursos y la optimización de los procesos de decisiones que impliquen o tengan un impacto directo en las finanzas de la compañía.
Para echar un poco de luz en este aspecto, Morfín de SAP, detalló diciendo que “la digitalización para las compañías tiene que ser muy sencilla y rápida. Por este motivo, Concur es un servicio en la nube que vamos mejorando continuamente, sobre todo en base a la experiencia de nuestros clientes. Somos un grupo de profesionales en el control del gasto. Entonces, gracias a que es una plataforma que está disponible de manera móvil, es posible ejecutar todo tipo de procesos desde cualquier lugar”.
Sobre los resultados de la aplicación de las soluciones de Concur en una empresa de 100 años como Mazda, con 16 en el país, Yisel Rodríguez concluyó sosteniendo que “principalmente en la digitalización y todo este proceso de gastos, el control de facturación, y manejar el flujo de información entre las diferentes área, ha sido y sigue siendo primordial. La inmediatez de la información es muy importante. No importa si eres de ventas, finanzas o si estás en logística o en cualquier otra área productiva del negocio, todo el mundo tiene acceso instantáneo”.
Para concluir, la ejecutiva de Mazda puntualizó que “al final, centralizar la información que tenemos en las plataformas, permite que la operación siga fluyendo más fácilmente, y también hacia la parte exterior con nuestros clientes, pues interactuamos con ellos 24 hora. Además trabajar en la nube nos da una reducción de mantenimiento de costos interesantes en cuanto a la accesibilidad de la información. La realidad es que todo permanece en la nube y no importa en qué año estemos, tenemos la posibilidad de bajar y traer la información de forma inmediata, eso es insustituible y se traduce en que somos más rápidos, eficientes, y poseemos mayor capacidad de respuesta hacia los cambios. Por lo tanto, es un incremento en cuestión de competitividad y nos permite enfocarnos a lo que es más importante para nosotros: el cliente”.
