¿Cómo escribir con claridad en la oficina?
Con los smartphones llevamos el correo electrónico a todos lados, nos comunicamos permanentemente por vía escrita, hacerlo de forma clara y concisa es fundamental para hacernos la vida más fácil.
Por Susan Adams
La ubicuidad del correo electrónico significa que todos en los negocios, desde los señores de las finanzas hasta los programadores que sueñan en código, necesitan escribir inteligentemente. Al usar un lenguaje claro, simple y preciso, y observar algunas otras reglas básicas de escritura, tú puedes convertirte en un mejor comunicador y mejorar las perspectivas de tu carrera.
“La claridad es la característica más importante de la buena escritura en los negocios”, dice Mignon Fogarty, creador del podcast Grammar Girl Quick and Dirty Tips for Better Writing. “A menudo la gente de negocios usará palabras rebuscadas porque quiere sonar inteligente, pero en vez de eso termina sonando como si se esforzara demasiado.”
Comienza escribiendo oraciones cortas y afirmativas. Nunca acudas a una palabra larga cuando pueda usarse una corta (no hay necesidad de escribir “utilizar” cuando “usar” bastaría). Sé implacable con la auto edición, si una palabra no es necesaria, córtala.
Nunca uses una frase extranjera, un término científico o alguna clase de jerga si no puedes pensar en un equivalente en español. A pesar de lo mucho que tus jefes te hayan presionado para “echarle los kilos” o “inserte frase aquí”, evita esa clase de expresiones, las cuales podrían sonar como el lenguaje oficial del negocio, pero te darás a entender mejor si te expresas en un lenguaje simple.
Cuando escribas un correo electrónico, trata tu asunto y continúa a lo que sigue. Si tu idea principal no está en el primer párrafo, ponla ahí, si no puedes encontrarla, reescríbelo. “La simplicidad no significa simpleza de ideas”, dice Kara Blackburn, conferencista de comunicación gerencial en la Sloan School of Management del MIT. “Comienza preguntándote qué quieres que haga la persona en respuesta a ese correo. Sólo hacerse esa pregunta puede hacer tu comunicación mucho más clara.”
Usa español simple, y sé específico. En vez de mencionar “la situación actual”, explica claramente cuál es ésta, ya sea que se trate de la baja moral de la empresa o las bajas ventas.
Modera tu entusiasmo, evita el abuso de signos de exclamación, sin importar cuán entusiasta o amigable te sientas. Elige el profesional “buen día” en vez del demasiado cursi “bonito día”.
Siempre que sea posible, usa voces activas en vez de pasivas en los verbos. La voz activa te ayudará a inyectarle energía a tu prosa. En vez de escribir “la reunión fue dirigida por Andrés”, escribe “Andrés dirigió la reunión”, y procura utilizar una estructura simple para construir tus oraciones: sujeto-verbo-predicado, de forma que cualquiera pueda leerlo rápidamente.
Cuídate de los errores gramaticales más comunes, como el acuerdo sujeto-verbo y la relación género y número (singular o plural). Usa un verbo en singular para nadie, alguien, gente o ninguno.
