- Establece un líder de proyecto.
- Arma tu equipo de trabajo, puede estar compuesto por un representante de cada área.
- Decide dónde quedarán registrados los procesos obtenidos.
- Recopila todos los documentos.
- Evalúa con el equipo cuáles procesos deberían ser documentados.
- Considera con los directores de área están completos o hay que agregar otros.
- Crea una lista de procesos a crear.
- Crea una lista de procesos ya existentes que necesiten mejorarse.
- Crea un equipo para evaluar, editar y escribir los procesos de trabajo.
- Revisa lo creado con los líderes de área (visto bueno y retroalimentación).
- Registra fecha, hora los procesos trabajados.
- Cerciórate que todos los líderes de área comuniquen a sus equipo de estos procesos.
Cómo optimizar procesos y flujos operativos en tu trabajo
Información, documentación y evaluación, además de orden y objetivos bien trazados son la clave detrás de una empresa altamente rentable y eficiente. Pero el aliado tecnológico bien incorporado es el motor estratégico.
Una empresa o negocio exitoso siempre deriva en una serie de buenas prácticas, escenarios y estrategias vitales interconectadas entre sí, en donde la atención minuciosa en el detalle es la base de toda optimización, corrección de eventualidades y ajustes sin tener que sacrificar toda la actividad.
Así, preguntas asociadas a la productividad, el ritmo de crecimiento o las incidencias tienen el flujo operativo la revelación oportuna de todos los engranajes que dan forma y vida a la compañía. Es por ello que en aras de mantener una empresa en constante evolución, éxito y crecimiento, en donde la rentabilidad y la eficiencia son esenciales, se vuelve necesario empezar por evaluar tus procesos y flujo de trabajo.
De acuerdo con los expertos en soluciones digitales, documentos e impresión Kyocera, un buen comienzo tiene que ver sólo con documentar y evaluar de forma periódica. No hacerlo puede resultar en pérdida de dinero y tiempo, ya que se repiten errores que pueden ser prevenidos si se establecieran formas de trabajo entre departamentos y colaboradores. Si sabes qué es lo que ocurre, por qué y cada cuánto tiempo tendrás la mitad del problema resuelto, o bien con un sólido terreno para actuar en consecuencia.
En este mismo sentido, es importante formalizar los métodos de trabajo y proporcionar este material a todos los involucrados; mantener los procesos y flujos al día hará que tu empresa o negocio optimice su tiempo al distribuir las tareas de forma equitativa. Así mismo, te dará más control sobre el día a día de la compañía, sin caer en la microgestión, que suele resolver lo inmediato pero no lo importante.
Sin embargo, establecer procesos y mejorar flujos de trabajo es más complejo de lo que parece. Aquí algunas técnicas vitales para cumplir con tus objetivos y tener una empresa totalmente eficiente.