Por Adrián Guarneros*
Actualmente, el cumplimiento tributario en México es un elemento prioritario de la estrategia de cualquier empresa, sin importar su sector o industria.
Es importante tomar en cuenta que, factores como la tecnología, cada vez más integrada a los procesos de gestión de datos y trazabilidad de la información en tiempo real, en conjunto con una serie de cambios regulatorios en materia fiscal, como los relacionados con la presentación de la contabilidad electrónica, requieren que las organizaciones estén mejor preparadas para atender de manera adecuada sus obligaciones tributarias.
En el caso particular de la contabilidad electrónica, si bien esta tarea no está exenta de desafíos, resulta relevante comprender los principales riesgos y adoptar las mejores prácticas para asegurar un correcto cumplimiento.
Los obstáculos más comunes
Uno de los riesgos más relevantes que enfrentan las empresas es la correcta generación de pólizas contables, con estimaciones que calculan que aproximadamente el 75% de las empresas podrían cometer errores en este rubro. Esto podría resultar en inconsistencias y discrepancias en los registros contables. Además, los errores de sintaxis en la contabilidad electrónica representan otro desafío clave, con hasta el 90% de las empresas (es decir, 9 de cada 10 compañías) potencialmente enfrentando este problema. Estos errores pueden desencadenar problemas de cumplimiento y poner en riesgo la integridad de la información financiera, comprometiendo la continuidad y la permanencia de la empresa.
El incumplimiento de las obligaciones de contabilidad electrónica implica impactos financieros significativos y diversos. Las multas por presentación tardía o incorrecta pueden acumularse rápidamente, generando costos adicionales para las empresas. Además, la cancelación de sellos digitales puede obstaculizar la capacidad de emitir facturas legalmente, afectando directamente la generación de ingresos. La pérdida de la certificación de IVA puede repercutir en demoras en las devoluciones de saldos a favor, impactando de manera negativa en el flujo de efectivo y en la capacidad de financiar operaciones.
Además de los impactos financieros, el incumplimiento de las obligaciones de contabilidad electrónica también puede tener repercusiones legales y operativas. Las empresas pueden enfrentar restricciones para realizar contratos con el gobierno, minimizando su acceso a oportunidades de negocio clave. Del mismo modo, la suspensión del padrón de importadores puede afectar la capacidad de la empresa para importar y exportar bienes, lo que puede tener un impacto significativo en su cadena de suministro y en sus operaciones comerciales.
Lo que pueden hacer las empresas
Para evitar estos problemas, es necesario prestar especial atención a varios aspectos clave. Entre ellos se encuentran la corrección de errores de sintaxis en los archivos XML, asegurar la consistencia entre la información registrada en las pólizas y los comprobantes fiscales digitales, y presentar de manera adecuada saldos en la balanza según la naturaleza de la cuenta. Asimismo, es crucial asegurar que la ecuación contable básica se mantenga equilibrada y que la contabilidad electrónica se presente en el nivel mínimo requerido por la autoridad.
Es fundamental que las empresas cuenten con mecanismos de detección automatizados para identificar riesgos en la contabilidad electrónica, así como archivos en formato XML y sistemas de trazabilidad para enfrentar posibles auditorías. Además, los recordatorios automáticos para garantizar la presentación oportuna de la obligación son imprescindibles.
En resumen, el cumplimiento de las obligaciones de contabilidad electrónica es un aspecto crítico de la gestión empresarial en México. Las empresas deben estar preparadas para enfrentar los desafíos asociados con este proceso y adoptar las mejores prácticas para garantizar el cumplimiento adecuado, así como una gestión cuidadosa y proactiva. Esto se traducirá en mayor capacidad para mitigar los riesgos financieros, legales y operativos asociados con el incumplimiento y mantener la integridad y la transparencia de sus operaciones financieras, conforme lo estipulan las regulaciones.
Contacto:
*Adrián Guarneros es Socio de Tax Technology Transformation para EY México
Las opiniones expresadas son sólo responsabilidad de sus autores y son completamente independientes de la postura y la línea editorial de Forbes México.
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