La productividad depende, en gran parte, de la planeación que se realice para alcanzar objetivos y del método que se elija para realizar las metas que permitan llegar a ese objetivo.
Es por eso que, para poder aumentar la productividad de tu empresa, debes hacer cambios en la manera de manejar los tiempos y objetivos que se plantean dentro de la planeación.
Por lo regular, al plantear las proyecciones para el año, se generan objetivos parciales, cada seis meses, cada tres meses, o cada mes; sin embargo, esta manera de trabajo tiene un problema: hay que esperar algunas semanas para saber si nuestras actividades diarias nos ayudan realmente a alcanzar el objetivo o no.
Es por eso que, para generar una mayor productividad, es importante realizar un cambio en esa manera de proyectar y medir nuestros objetivos, y aprovechar al máximo el tiempo y la mejor manera de lograrlo es plantear objetivos semanales.
De esta forma, se puede tener mayor conciencia de lo que se está logrando y de lo que no se está consiguiendo, y así se pueden realizar a tiempo los cambios necesarios para alcanzar los objetivos de una forma más certera, pues al dejar de manejar objetivos con plazos de treinta o treinta y un días, ya no es necesario esperar un par de semanas para saber si las actividades que se realizan están ayudando a que se logren las metas, si no que, al trabajar con objetivos semanales, en un par de días es posible saber lo que funciona o lo que no funciona bien.
Al lograr proyectar de esta manera, los beneficios no sólo se limitan a una mayor productividad, sino también trae consigo otros factores que implican mejoras dentro de tu empresa o equipo de trabajo, pues al tener mayor claridad en los tiempos, es posible evitar algunos imprevistos que suelen presentarse, ya que las planeaciones se vuelven más precisas.
El evitar estos imprevistos y que se acumulen pendientes no logrados en días anteriores, se pueden realizar cierres de mes o de ciclos más tranquilos y reducir momentos de estrés, que se traducen en un mejor desempeño del equipo de trabajo y de la empresa en general.
Así, también vas a lograr que tus resultados sean de mayor calidad, pues evitas tener que resolver muchos problemas en periodos cortos de tiempo, ya que podrás tener mayor claridad en los avances.
Para facilitar la planeación de objetivos semanales es necesario seguir dos pasos:
1. Realizar una tabla dividida en cincuenta y dos columnas, en donde cada una de ellas represente una semana del año.
En cada una de estas semanas se propondrá un objetivo o una serie de objetivos que deben estar cubiertos al término de la misma.
2. Dividir las columnas en filas para poder distribuir las tareas que se tienen que llevar a cabo durante cada semana. Estas tareas tienen que estar enfocadas en los objetivos generales que se plantearon para cada una de las semanas del año.
De esta forma podrás tener un calendario organizado, en donde las metas tanto generales como específicas podrán ser consultadas de manera clara y precisa por los diferentes miembros de equipo que se va a encargar de llevar a cabo las tareas.
Todo este cambio representa ir contra lo habitual y hacer las cosas de manera diferente a como se hacen en la mayoría de las empresas, por lo que es probable que al inicio, los clientes o los socios que tengas no entiendan bien esta forma de organización y tengas que presentarles los beneficios de trabajar de esta manera.
Una vez que les hayas aclarado las ventajas que tiene hacer una proyección semanal en lugar de una mensual o anual, estoy seguro de que podrán adaptarse rápidamente a esta estructura y sus resultados también se verán reflejados con grandes beneficios.
Esto no quiere decir que ahora todas tus proyecciones van a ser a corto plazo. Al contrario, tienes que seguir esforzándote por conseguir las metas que quieres lograr a mediano y largo plazo. Esta estructura lo que va a mejorar es tu forma de conseguir esas metas.
Es más fácil establecer muchos pasos pequeños que te lleven al fin deseado, que idealizar una meta, pero no saber cómo empezar el camino para llegar a ella.
Así es que este es tu momento, da una nueva estructura a tus planeaciones empresariales y saca el mayor provecho del tiempo con el que cuentas.
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