Un estudio de 2018 realizado por el profesor Ethan Bernstein de la Harvard Business School descubrió que las oficinas abiertas reducen la interacción cara a cara en aproximadamente un 73% y aumentan el correo electrónico y los mensajes en cerca de 68%. Sin contar las nuevas tendencias, como los que se comunican por WhatsApp, dentro del mismo espacio.

Los que sostienen que las oficinas abiertas son benéficas, esgrimen argumentos de este tipo: primero, derribas las paredes y prescindes de los cubículos. Luego, coloca a todos en mesas largas, hombro con hombro, para que puedan hablar más fácilmente. Desechen cualquier oficina privada restante, que solo haga cumplir la idea de que algunas personas son mejores que otras, y haga que sus empleados de mayor jerarquía se sientan en la mezcla.

Algunos creen que de esta forma la gente colaborará. Las ideas se encenderán. Los de “afuera” mirarán su oficina y pensarán: “este lugar tiene energía. Su personal será más productivo”.

Ese es el mito de la oficina abierta, un diseño del lugar de trabajo tan generalizado que se da por sentado su presencia, y sus promesas de colaboración e innovación sacrosantas.

Según un estudio realizado en 2010 por la International Facility Management Association, el 68% de las personas trabajaban en una oficina sin paredes o paredes bajas, y el número sin duda ha aumentado.

¿Y los empleados?

Solo hay un problema. Es un rumor a voces que los empleados odian las oficinas abiertas. Ellos se distraen. Son ruidosos y a menudo hay nula privacidad. “La sobrecarga sensorial que viene con los planes de oficina abierta llega a un punto en el que apenas puedo funcionar”, dice un diseñador gráfico de 47 años que ha pasado más de dos décadas trabajando en entornos abiertos. “Incluso tuve que renunciar a un trabajo una vez por eso”.

Desde que estos planos de planta han estado de moda, los estudios han desmentido sus beneficios. Los investigadores han demostrado que las personas en oficinas abiertas toman cerca de dos tercios más de la licencia por enfermedad y reportan mayor infelicidad, más estrés y menos productividad que las personas con más privacidad.

Y, sin embargo, el plan abierto persiste, demasiado simbólicamente poderoso (y barato) para que muchas compañías lo abandonen.

Gracias a Google

Como con tantas cosas hoy, tenemos que agradecer a Google, al menos en parte. Los pisos abiertos han existido desde las piscinas secretariales de la década de 1940, pero cuando el entonces Google, de siete años, renovó su sede en Mountain View, California, en 2005, el elevado y luminoso resultado fue más que un escaparate para el creciente crecimiento de la empresa.

Riqueza e influencia marcó el alba de una nueva era profesional. El arquitecto Clive Wilkinson, responsable de esta obra, evitó los interiores separados ​​en cubículos en busca de algo que se asemejara a un vecindario: todavía había algunos espacios privados, pero también muchos lugares de trabajo comunes y pequeñas salas de reuniones acristaladas. “La actitud fue: estamos inventando un mundo nuevo, ¿por qué necesitamos el mundo antiguo?”, dice Wilkinson.

Con el despegue de Google, su visión para un lugar de trabajo colaborativo creció exponencialmente. “Hicimos que [las empresas] vinieran a nosotros y nos dijeran: ‘Queremos ser como Google’. Estaban menos seguros de su propia identidad, pero estaban seguros de que querían ser como Google”.

La versión radical

Casi al mismo tiempo, una versión más radical de la oficina abierta estaba emergiendo de otras startups fundadas durante el boom de las puntocom en la década de los ’90. A medida que estas compañías proliferaron, buscaron formas baratas de diferenciarse entre sí y con sus antecesores. Encontraron inspiración, dice Wilkinson, en las oficinas más lúdicas que habían sido comunes en la industria de la publicidad. Algunos se mudaron a los lofts sin terminar del distrito South of Market de San Francisco, y los dejaron así.

Los muros solo complican las cosas cuando agregas (y eliminas) personal rápidamente. “Esos lugares eran terribles”, dice Joel Spolsky, cofundador de Fog Creek Software en 2000 y actualmente es cofundador y CEO de Stack Overflow. “Eran tan bulliciosas, porque no había techos bajos. Fue doloroso para todos. Pero -las startups de dotcom- lo estaban haciendo porque literalmente no tenían otra opción”. Por necesidad, nació una estética.

Cuando Facebook abrió su sede de Menlo Park diseñada por Frank Gehry en 2015, la oficina abierta se había convertido no solo en la cara de la innovación en Silicon Valley, sino en una poderosa metáfora.

Facebook ahora alberga a aproximadamente 2800 empleados en un edificio de 10 acres que la compañía afirma que es el proyecto de piso abierto más grande del mundo. “La idea es hacer el espacio de ingeniería perfecto: una sala gigante que se ajuste a miles de personas, lo suficientemente cerca para colaborar juntas”, escribió el fundador y CEO Mark Zuckerberg cuando anunció el diseño en 2012.

Zuckerberg, tiene un escritorio blanco liso en la zona comunitaria, como todos los demás. Pero también tiene una sala de “conferencia” privada, donde se rumorea que pasa gran parte de su tiempo.

Aroma a distracción

El olor de la interrupción que llevan las oficinas abiertas se volvió irresistible para las nuevas empresas y empresas establecidas por igual. “Cuando se habla con líderes en bienes raíces corporativos o CEOs sobre por qué diseñaron su espacio [en un plan abierto], la mayoría dará una respuesta suave”, dice Ben Waber, cofundador y CEO de la empresa de análisis de lugares de trabajo Humanyze, que usa sensores para rastrear cómo las personas usan las oficinas e interactúan entre sí.

Calvin Newport, profesor de ciencias de la computación en la Universidad de Georgetown que estudia cómo trabaja la gente, tiene una visión aún más escéptica: las oficinas se han convertido en una forma de indicar el valor de una empresa para los capitalistas de riesgo y el talento. El objetivo es “no mejorar la productividad y la colaboración, sino señalar que la empresa está haciendo algo interesante”.

Perdidos en medio del simbolismo son los propios empleados. Según Humanyze, los planes abiertos son excelentes para fomentar la interacción entre equipos, lo que es útil cuando una empresa está tratando de crear nuevos productos. Pero son terribles para fomentar la interacción dentro de los equipos, lo cual es necesario para el trabajo basado en la ejecución, como escribir código, cuando los empleados deben estar sincronizados. Una oficina abierta podría ser adecuada para una empresa que tenga nuevas ideas, pero cuando alguien tiene que implementarlas, se convierte en una distracción.

Razones económicas

Por supuesto, una de las principales razones por las que los líderes empresariales no abren los planes de apertura son simplemente económicos. Según la asociación de bienes raíces comerciales CoreNet Global, el espacio promedio asignado a los empleados individuales a nivel mundial se redujo de 69 metros cuadrados en 2010 a 54 metros cuadrados en 2013, y se proyecta que continúe disminuyendo.

Tal vez ninguna compañía ha explotado estas eficiencias más que WeWork, que popularizó las mesas comunes y las áreas de descanso en sus centros de coworking y ahora construye oficinas para otras compañías.

WeWork se distingue a sí mismo por el uso de sus datos para comprimir a las personas en áreas más pequeñas (recientemente tomó la oficina de Expedia de Chicago de tres pisos a dos), dice, sacrificando la satisfacción del empleado.

Liz Burow, directora de estrategia laboral de WeWork, dice que esto implica acercar a las personas para que interactúen más, al tiempo que crea una variedad de asientos y, sí, incluso algunas áreas privadas. “Las personas tienen necesidades diferentes a lo largo del día y la vida”, dice ella. “Es posible que necesiten enfocarse en un cierto punto y hablar con alguien en otro punto”.

Al final, es bajar costos

Muchos arquitectos comparten esta visión. Janet Pogue McLaurin, directora de la firma de arquitectura Gensler, que ha diseñado docenas de oficinas corporativas destacadas, dice que los planes abiertos más efectivos incluyen una gran cantidad de salas de reuniones y áreas privadas para una profunda concentración. “Las empresas innovadoras en realidad usan más espacios en toda la oficina”, dice ella. No esperan que el escritorio sea el centro de la vida laboral de un empleado.

Es una idea atractiva. Pero, como WeWork ha descubierto, la parte más cara de una oficina es la pequeña sala de reuniones. Como solución alternativa, WeWork ofrece a sus clientes empresariales cabinas telefónicas, básicamente, pods portátiles que se pueden colocar directamente en un diseño existente.

A casi 5 metros cuadrados por empleados, están bastante apretados para una oficina privada. Pero al menos hay una puerta.

Con información de Fast Company, Harvard Business School, The Conversation y The Royal Society Publishing.

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