Al igual que muchos otros CIOs (Directores de información), Prakash Kota de Autodesk (corporación multinacional de software de diseño) ha monitoreado de cerca los pronunciamientos sobre el coronavirus, provenientes de gobiernos y organizaciones de salud. El gigante del software de 34,000 millones de dólares (mdd)  ha cerrado oficinas cerca de las regiones afectadas y le pidió a los empleados trabajar desde casa.

Muchas otras organizaciones se enfrentan a una interrupción significativa de sus actividades como resultado del Covid-19, clasificada por la Organización Mundial de la Salud (OMS) como una pandemia. Google le indicó a todo su personal de Estados Unidos que trabaje desde casa y otras compañías le han instruido a sus trabajadores no presentarse en las sedes. En tanto, universidades y colegios imparten clases en línea y los centros médicos priorizan las ofertas de la telemedicina para liberar la máxima capacidad en sus sedes físicas.

A medida que los ejecutivos lidian con las consecuencias, los CIOs como Kota se han convertido en piezas clave para elaborar los planes de respuesta ante la crisis.”El rol del CIO se ha vuelto más central y enfocado a las estrategias de contingencia, porque la tecnología es mediadora en casi todas las interacciones de los negocios actuales”, explica Vijay Gurbaxani, director del Centro para la Transformación Digital, de la Universidad de California.

Mover a la PapeleraLa prioridad para los CIO es garantizar que las empresas puedan gestionar el aumento y repentina demanda de la capacidad de trabajo remoto, causada por el cierre de oficinas e instalaciones. “Esto requirió que mi equipo hiciera ajustes en la forma en que suministramos el personal, así como el acceso a distancia de nuestras redes”, explica Kota. También anunció que Autodesk ha creado un conjunto de herramientas de autoservicio para que los empleados puedan prepararse rápidamente y trabajar de forma remota si surge la necesidad.

Nikolaj Sjoqvist, el director digital de Waste Management (un gigante de servicios ambientales y de gestión de residuos) de 47,000 mdd, explica que ha aumentado la cantidad de licencias disponibles para las redes privadas virtuales y está ampliando su capacidad para soportar el trabajo remoto.

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Sjoqvist también aprovecha aplicaciones y servicios basados en la nube para acelerar procesos y sumar esfuerzos. Para los empleados acostumbrados a trabajar en sus computadoras de escritorio, el equipo de sistemas, les ha dado acceso virtual a las aplicaciones de sus equipos personales.

Explorando los límites del trabajo remoto

La propagación del coronavirus también ha llevado a los CIOs a explorar hasta qué punto es rentable realizar el trabajo fuera de las oficinas. “He hablado con otros líderes para comprender si hay servicios delicados que no se puedan realizar de forma remota durante un largo periodo de tiempo”, explica Julie Cullivan, CIO de Forescout (compañía de ciberseguridad) de 1,600 mdd.

Cullivan, quien también dirige la función de recursos humanos, asegura que la máxima prioridad es la salud y seguridad del personal, por lo que debe planificar cuidadosamente las tareas que aún se realizan en las instalaciones.

A medida que se amplían las capacidades de trabajo remoto, los CIOs vigilan de cerca los riesgos de ciberseguridad. En el caso de hospitales y otros lugares que normalmente no atienden mucho trabajo remoto se debe prestar atención especial en esta área. “En un momento así, cuando puede ser aún más caótico de lo habitual, las organizaciones pueden reducir los requisitos de seguridad y eso crea riesgos en todos los ámbitos”, explica, Drex DeFord, ejecutivo de CI Security (compañía de ciberseguridad).

Ante esto, Autodesk está ampliando el uso de la autenticación de dos pasos y otras medidas para proteger a los trabajadores remotos de la empresa. También monitorea de cerca los riesgos en la cadena de suministro, a través de medidas proactivas, como abastecerse de computadoras portátiles de un proveedor, cuya fabricación se ha visto afectada por la propagación del coronavirus.

Una opción es trabajar apoyados en la nube, que puede ser de gran ayuda para los problemas de trabajo remoto, sin embargo, también es otra fuente potencial de vulnerabilidad. “Con tanto que actualmente se está haciendo en la nube, los CIOs deben preguntar a los proveedores cómo manejan la información ante la llegada de la crisis del coronavirus”, explica Roberta Witty de Gartner (firma de investigación).

En tanto, el equpo de Sjoqvist en Waste Management explica que verifican constantemente si las empresas en la nube y otros proveedores tienen acceso a grupos de respaldo y si experimentan escasez de personal en áreas críticas provocado por el coronavirus.

Alimentando las conexiones virtuales

Por supuesto, la capacidad de trabajar de forma remota no sirve de mucho si los empleados no pueden comunicarse entre ellos a distancia. Actualmente muchas empresas son grandes usuarios de tecnología de videoconferencia web de compañías como Zoom y Cisco, que ha desarrollado su servicio Webex.

Como parte del plan de contingencia, los CIO dicen que están agregando más capacidad de conferencia remota y expandiendo el uso de servicios como Slack y Microsoft Teams, que permiten a los empleados colaborar juntos en línea.

Foto: Reuters.

En tanto, gigantes como Microsoft y Google Cloud han reforzado las versiones gratuitas de algunos de sus servicios para ayudar a las compañías más pequeñas a hacerle frente a las interrupciones que provoca el Covid-19.

La tecnología también puede ayudar a los empleados a interactuar con los clientes en un mundo donde el contacto físico es mucho más limitado. Por ejemplo, la telemedicina, es un campo en el que muchos CIOs de la industria de la salud han sido pioneros.

Los líderes tecnológicos en la industria de bienes raíces piensan que el coronavirus aumentará el uso de tecnología de realidad aumentada para hacer recorridos virtuales por los edificios para  que los clientes conozcan los inmuebles. Durante las próximas semanas, es probable que se implementen más bots de software para responder las consultas de servicio al cliente.

La buena noticia es que gran parte de la infraestructura tecnológica impulsada para respaldar los planes de contingencia ya se ocupaba en las organizaciones. El desafío es escalarlo de forma efectiva y segura.

Otro desafío será garantizar que los empleados puedan acceder a información precisa y oportuna sobre el coronavirus y conocer los planes de las empresas para hacer frente a su impacto. Sjoqvist dice que su equipo está acelerando el lanzamiento de WM Now, una aplicación para teléfonos inteligentes que puede mantener a los empleados actualizados sobre diversos problemas, incluidas las medidas que se están tomando en respuesta al Covid-19.

Al tomar tales iniciativas, los CIOs pueden ayudar a sus empresas a generar confianza y lograr una capacidad de recuperación en un momento que los necesitan más que nunca.

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