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La comprobación de viáticos puede ser una tarea engorrosa para un empleado o una empresa, desde tickets extraviados o tiempo perdido, hasta alteraciones en los gastos de viaje. Sin embargo, la digitalización ha abierto una ventana que no sólo permite facilitar todo el proceso y automatizarlo, sino que su implementación genera ahorros de entre el 15 y 50%.

Para el director de SAP Concur, Ángel Morfin, la pandemia de Covid-19 es un parteaguas hacia una nueva era y la aceleración digital, donde las compañías se dieron cuenta de los beneficios que esto representa en la actualidad, donde el trabajo remoto es una constante.

“Con el trabajo remoto, el mundo digital cobró una importancia muy grande. Nosotros, que vendemos tecnología o nos encargamos de ayudar a las empresas a hacer una transformación digital, lo que vemos es [que la pandemia causó] un boom en la adopción de tecnología. Y también se potenció el tema de la tecnología en la nube”, asegura en entrevista.

Y es que, con la implementación del trabajo a distancia, cobra una gran importancia la posibilidad de gestionar los gastos de representación de un empleado a distancia y hacerlo sin ninguna disrupción dentro del proceso, inclusive, con la nueva Ley del Trabajo, que contempla el pago de los gastos del home office.

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Ángel Morfin cuenta que, con la contingencia sanitaria y la nueva normalidad, surgieron muchas necesidades dentro de las empresas sobre cómo podrían controlar los gastos. En este marco, uno de los principales retos es controlar lo que sucede afuera de sus oficinas.

Sin embargo, el director de SAP Concur señala que, al mismo tiempo, las empresas que no creían en el home office y lo veían complicado de implementar en sus organizaciones, se dieron cuenta de que su competitividad puede aumentar.

En este sentido, destaca que todos sus clientes que han adoptado su plataforma para manejar o controlar sus gastos de manera remota, notaron que pueden implementar políticas de gastos de manera muy sencilla, con ciertos beneficios.

De hecho, en términos económicos, les ha permitido bajar los costos de representación entre un 15 y un 50% incluso, lo que impacta directamente en la rentabilidad de su negocio, dado que las compañías que migran a un esquema digital habilitan procesos completamente diferentes, por lo que, si no tienen una plataforma que controle los costos variables, sus operaciones se desbordarían.

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En el caso de SAP Concur, el mecanismo alivia mucho al empleado, quien ya no debe ir guardando tickets ni temer su pérdida o incurrir en gastos que no entran en las políticas de viaje de las empresas, entre otros factores que vuelven complicada la comprobación.

La plataforma permite ofrecer las opciones disponibles para el trabajador, de acuerdo con las políticas de la empresa y su perfil, como seleccionar vuelos, hoteles, generar la reservación e, inclusive, guardar en el calendario de la persona el pase de abordar, además capturar fotos de los tickets de consumo y enviarlos cuando se termine la comisión.

Además, el directivo destaca que el proceso cuenta con tecnología de Inteligencia Artificial, lo cual permite dar visibilidad sobre todo a los gastos, en especial, considerando que algunos estudios señalan que la capacidad humana sólo permite revisar el 20% de los viáticos, lo que impide detectar violaciones a las políticas de viajes.

“Nuestros clientes van desde grandes corporativos hasta pequeñas empresas. Cualquier firma puede adoptar este tipo de soluciones. El año pasado, vimos crecimiento en las Pymes, ya que varias no estaban preparadas con soluciones digitales y, si implementaron Concur, fue por el beneficio de una adopción rápida”.

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Ángel Morfin asegura que, para 2021, esperan un buen año, dado que son un aliado importante con la modificación de la Ley del Trabajo que tiene que ver con el teletrabajo, la cual obliga a una compañía a pagar los insumos que utilizan sus empleados para trabajar desde casa.

“Eso, lo que abre es un panorama completo para tener este tipo de plataformas, que precisamente permiten el control en todos esos gastos relativos a la nueva forma de trabajo. Cada vez vamos a ver que más compañías van a dejar que muchos roles [ejecutivos] trabajen desde casa”.

Esto, debido a que, por medio de su plataforma, se pueden definir políticas que cubriría la empresa. Por ejemplo, los servicios de internet pueden limitarse hasta cierto monto o tipo de paquete; y lo mismo para la compra de insumos de papelería.

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