¿Cómo pueden organizarse las personas para tener un día productivo? apareció originalmente en Quora, un lugar para adquirir y compartir conocimiento, y entender mejor el mundo.

Respuesta por Juan Abello, Coach de Productividad Personal:

Para tener un día productivo son primordiales tres cosas:

  1. Que tengas claridad de lo que quieres hacer.
  2. Que tengas claridad y control sobre lo que quieres hacer pero no hoy y/o ahora. Esto te permitirá estar en un estado de tranquilidad y control que es clave para enfocarte en tus tareas del día.
  3. Que tengas un sistema que te permita capturar nuevas tareas y situaciones que surjan durante el día sin perder dirección, control ni tranquilidad.

El día de la mayoría de las personas no se parece mucho a lo que describí arriba. Más bien está lleno de confusión, incendios y estrés.

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Esto que escribí arriba es muy fácil de decir pero tú te debes estar preguntando cómo llego a ese punto…

Para mí el truco está en “vaciar la mente”.

Antes mi sistema de organización y seguimiento dependía en gran medida de mi memoria. Claro que usaba un calendario, una agenda y demás pero aun así gran parte de las cosas que quería hacer las tenía en la cabeza.

Esto traía varios problemas:

  • No era muy efectivo en recordarme lo que tenía que hacer en el momento en el que debía o podía hacerlo.
  • No lograba estar 100% presente en lo que estaba haciendo ya que generalmente sentía que estaba olvidando realizar algo más importante o urgente que lo que tenía mi atención en el momento.

En resumen, vivía estresado, abrumado y fuera de control. Todos estos son estados que no me permitían ser productivo.

Cuando guardas tus tareas, compromisos y proyectos en tu cabeza es cómo cuando abres muchas ventanas en un computador al mismo tiempo y este se pone lento. Estás sobrecargando el sistema.

Aplicar el concepto de “vaciar la mente”, escribirlo todo y ponerlo en un sistema de organización, te permite liberar espacio, lo que disminuye tu presión y estrés.

Es como un super poder, el de tener dos cerebros. Uno externo que es tu sistema de organización y seguimiento y que sirve para recordar todas las tareas, compromisos y proyectos que quieres realizar.

Y otro, tu verdadero cerebro, que es totalmente libre para ejecutar, para ser productivo, efectivo y creativo.

Si quieres tener un día más productivo te recomiendo que vacíes tu mente en un sistema en el que puedas confiar. Vas a sentir un cambio dramático.

¿Qué sistema debes usar? Eso es muy personal y depende de cada quien. Puede ser un planeador Franklin, un Personal Kanban o unas listas tipo GTD. Puede ser algo desarrollado por ti mismo.

En mi caso yo hago una mezcla de los sistemas mencionados arriba. Aquí puedes encontrar más detalle de mi sistema pero para darte una idea utilizo:

  1. Un calendario donde sólo anotó las cosas que se tienen que hacer en un día o un momento específico.
  2. Unas listas de cosas por hacer que quiero realizar tan pronto como sea posible (tengo una para cada lugar que creo necesario como cosas por hacer en la casa, en la oficina etc).
  3. Una lista de cosas que estoy esperando recibir como algo que delegué o una información que le pedí a alguien.
  4. Una lista de proyectos donde guardo todos los proyectos que tengo en proceso.
  5. Una bandeja de entrada donde capturó imprevistos y tareas que van surgiendo.

Con un sistema cómo este puedes organizar tu día. Creo que no sería exagerado decir que si lo implementas de manera adecuada puede cambiar tu vida también.

Esta pregunta apareció originalmente en Quora, un lugar para adquirir y compartir conocimiento, capacitando a la gente aprender unos de otros y comprender mejor el mundo. Puedes seguir a Quora en Twitter y Facebook. Más preguntas:

 

Las opiniones expresadas son sólo responsabilidad de sus autores y son completamente independientes de la postura y la línea editorial de Forbes México.

 

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