Cómo salir de la oficina a tiempo y sin pendientes

Salir a tiempo es posible, pero para lograrlo primero hay que desearlo. Aquí te ofrecemos algunos consejos útiles que no serán fáciles de asimilar, pero te ayudarán a lograrlo.   Por Kathryn Hill   Es un patrón con el que la mayoría de los profesionales de tiempo completo nos identificamos: cada vez pasamos más tiempo en nuestro escritorio, pero sentimos como si estuviéramos haciendo menos. Las horas se estiran, la lista de pendientes crece y te encuentras frente a un futuro en el que bien podrías de lado tu departamento y simplemente llevar un cepillo de dientes y tus pantuflas a tu escritorio. De lo contrario, nunca podrás terminarlo todo, ¿verdad? No. Es una suposición comprensible. La mayoría de las personas siente que tienen mucho que hacer en el trabajo, y el continuo espacio-tiempo no cambió cuando la gente comenzó a usar modismos organizacionales como “multi-tarea”. Pero aunque sólo algunos cuentos dejan sus lugares a las casi míticas 18:00 horas, quedarnos inmóviles frente al monitor no hará que los minutos pasen más rápido. “Hay varias razones por las cuales nuestros días han aumentado”, dice la consultora de productividad y autora de Never Check Email In The Morning Julie Morgenstern. “Las empresas continuamente están tratando de contratar al menor número de personas posible. Nuestros papeles están cambiando continuamente, el mundo está cambiando, estamos en un momento de rápido cambio, nada es ‘lo usual’. Reconoce que tienes más trabajo que hacer que tiempo para hacerlo, harás las cosas de forma diferente.” ¿Esto quiere decir que a partir del lunes por la mañana serás una máquina de oficina que nunca jamás verá las 6:30 pm en su cubículo? Probablemente no, pero cualquiera que sea tu título, industria, o rango dentro de una organización, algunas decisiones conscientes acerca de cómo pasas tu tiempo pueden significar no sólo menos tiempo en la oficina, sino uno mejor.   ¿Por qué no empezar por averiguar lo que estás haciendo en realidad con todo tu tiempo? Probablemente te sorprenderías. Tal vez siempre estás tratando de escribir esa propuesta, pero no puedes dejar de revisar tu correo electrónico. O tu jefe pasa con frecuencia para asignarte tareas mientras intentas completar las que ya tienes. O estás abrumado al tratar de trabajar mientras mantienes al tanto a tu superior de todo lo que pasa en Internet. Cualquiera sea la razón, hacer demasiadas cosas a la vez puede disminuir la calidad de tu trabajo y sumar horas al final de tu día. Si lo que buscas es optimizar el tiempo que pasas en el trabajo, averiguar cómo lo distribuyes en realidad y no como crees que lo haces es un gran lugar para comenzar. Morgenstern recomienda llevar una bitácora de tiempo para empezar, o usar la aplicación Eternity Time Log, que dirige a los usuarios para que realicen sus principales responsabilidades y después rastrea la cantidad de tiempo que dedicaron a cada uno. “Te mostrará a donde se va tu tiempo, y podrás decir: ‘¿Por qué me tomo tanto tiempo la edición? Porque necesitaba un descanso, o porque estoy atorado’, así podrás descubrir en dónde desperdicias el tiempo y empezar a corregirlo”, dice Morgenstern. “O, si no puedes seguir la pista porque eres muy dispersa, tu tarea es aprender a manejar tipos similares de pensamiento.” ¿Cuál es el desafío adicional de averiguar lo que haces todo el día? Morgenstern advierte que el tiempo dedicado a formas de comunicación –correo electrónico, escuchar tus mensajes de voz, participar en reuniones maratónicas– sólo es realmente productivo cuando de verdad encaja en tu descripción del trabajo.   Ve qué tareas reducen la lista y elimina el resto. Uno de los mayores errores que la gente comete en el trabajo es poner absolutamente todo en la lista de pendientes, sin importar que se trate de cosas grandes o pequeñas, esenciales o intrascendentes. No hay manera posible de terminarlo todo, y a la mayoría de las personas les resulta difícil salir al final del día con el buzón de pendientes rebosante. Pero el truco, dice Laura Vanderkam, autora de 168 Hours: You Have More Time Than You Think, es averiguar lo que en realidad pertenece a la lista –no más de tres a cinco cosas absolutamente necesarias– y olvidémonos de lo demás. “Razona de verdad tus prioridades para el día de trabajo”, dice Vanderkam. “No hay puntos extra por tener una larga lista cuando no la terminas.” Y olvídate de esa nueva app que promete ayudarte a terminar la lista. Tanto Morgenstern como Vanderkam dicen que cuando realmente necesitas apretarse el cinturón y enfocarte, el analógico es el camino a seguir. “Para muchas personas, incluso para los genios de la tecnología, una lista que está en el papel, incluso si se crea a computadora pero se imprime, resulta muy útil”, dice Morgenstern. “Se puede hacer referencia a ella sin el peligro de volver a la pantalla”, que, dice, es sólo un portal para el carnaval de distracción que es Internet.   Los relojes con alarma no son sólo para despertar por las mañanas. No subestimes el poder de una de las herramientas más sencillas en tu teléfono inteligente: la alarma. Morgenstern dice que ser consciente del tiempo te ayudará a captar y superar todo tipo de debilidades personales, de distraerte fácilmente. “Si eres un perfeccionista, puedes decir ‘Voy a pasar 90 minutos en esto, no más’, y fijar la alarma, y ayudar a mejorar tus propias marcas”, dice Morgenstern. Puedes decir ‘Voy a trabajar dos horas antes de revisar mi correo electrónico.’” Lo que nos lleva a…   ¿No es hora de que rompas con el correo electrónico? ¿Cuándo fue la última vez que pensaste: “Me gustaría recibir más correos electrónicos?” Puede que creas que este título le pertenece a alguien con quien saliste en la universidad, pero la relación más dañina que has tenido en tu vida es con el correo electrónico. Quiere tu atención constante. Tiene sus tentáculos en todos lados: tu computadora, tu laptop, el smartphone y la tablet. Es una de las cosas más estridentes y gimotea constantemente porque no entiende POR QUÉ NO LO ESTÁS VIENDO EN ESTE PRECISO MOMENTO. “El correo electrónico ofrece una gran cantidad de pendientes y montones de distracciones”, dice Morgenstern, quien recomienda eliminarlo de la primera hora de vigilia y de la primera hora de trabajo del día. “Es el dispositivo de procrastinación más conveniente del mundo. Es algo sobre lo que tienes control: puedes silenciarlo. No puedes entrar en el modo proactivo si comienzas tu día de forma reactiva.” No eres tú, es el email. Apágalo.   Planea tus días de trabajo con tres días de anticipación, incluso cuando te vas a casa. Confiar en tener el tiempo para planear tu día ya que haya empezado es una mala idea, en ese punto ya estás a toda marcha en el campo de batalla. En su lugar, ahorra algo de tiempo al final del día para planear para mañana y los dos días siguientes. Eso no sólo te mantendrá en camino durante el día, tendrás una mejor comprensión de tu carga de trabajo y si estás en condiciones de aceptar un reto adicional, o te enfocas en lo que ya está en la agenda. “Cuando tienes un horizonte de tres días, las cosas pasan volando en lugar de sepultarte en el momento, tienes contexto para valorar en dónde encaja esa nueva labor en tu plan a tres días, Morgenstern dice “Si sólo estás viendo la próxima hora, no tendrás contexto para decir sí o no.” Y más allá de prepararte para lo que puedas hacer durante el día, te comprometes a quedarte hasta terminar. Si tu plan es quedarte en la oficina hasta que todo esté totalmente terminado, no saldrás en el corto plazo… ni nunca, de verdad. “Es muy importante que lo entiendas”, dice Morgenstern. “Siempre habrá algo más que hacer.” Si estás comprometido a dejar el trabajo a una hora determinada y se presenta una tarea final de la tarde que requiere tu atención, pero no es una cuestión de vida o muerte corporativa, es necesario evaluar y atacar en el tiempo que te quede, no simplemente comprometerte a pasar una velada en la oficina. Vanderkam recomienda preguntarse “Si cortaran la energía de mi edificio a las 5 de la tarde por reparaciones, ¿cuáles son las cosas que me gustaría hacer antes de eso?” Y luego abordar esas cosas. El problema es que muchos de nosotros no se hace esa pregunta hasta que es demasiado tarde y entonces se queda atorado hasta tarde haciéndolas.”   Todo el mundo quiere ser conocido por dar ese kilómetro adicional, pero es crítico aprender a identificar cuando es verdaderamente necesario. Sobre todo porque… Lo mejor que puedes hacer por tu vida en la oficina es construir una vida dinámica fuera de ella. Sean cuales sean tus preferencias de trabajo/vida, hay un punto en el que casi todo el mundo está de acuerdo: Las personas que son más creativos y eficientes en sus carreras priorizan tiempo fuera de la oficina. “Si no estás pasando tu tiempo libre de una manera que te refresque y renueve”, dice Morgenstern, “no hay manera de que tomes buenas decisiones y seas eficiente en el trabajo.” Ella recomienda una combinación de salud física, escape consciente a través de intereses o aficiones, y pasar tiempo con otras personas como una forma de descansar de la jornada laboral y también mantener altos tus niveles de energía altos. “El trabajo se expande para llenar el espacio disponible”, dice Vanderkam, “así que dale la importancia que merece al final del día. Las personas más eficientes que he visto tienen una razón por la que quieren salir a las 5 pm.”