La empresa familiar es aquella en donde la administración y la propiedad están a cargo de una o más familias; generalmente se trata del fundador y de sus hijos. Es usual encontrar que en este tipo de empresa no se tienen identificadas ni formalizadas las interacciones que hay entre el negocio y la familia, es decir, no hay una división clara entre hogar y compañía; los problemas de la familia se los llevan al negocio y viceversa.
Problemas de esta naturaleza surgen a raíz de la carencia de reglas formales para poder tener una resolución de conflictos según su lugar de impacto: lo familiar en casa y los negocios en la empresa.
¿Cómo crear, entonces una base sustentable que, además, aporte trascendencia a nuestra empresa familiar? A través de la institucionalización. Este proceso es el utilizado para transformar diversas áreas —control interno, los procesos del negocio, la misión y visión, el código de conducta, las políticas y los planes estratégicos— de manera que todo el trabajo sea orquestado dentro de un ritmo funcional para todos los involucrados.
Para que una empresa familiar se institucionalice es necesario pensar en mecanismos y consideraciones que van desde lo más sencillo —como puede ser la elaboración de un presupuesto— hasta algo más complejo —como el establecer y documentar de forma clara y específica los lineamientos, objetivos, responsabilidades y facultades de los órganos de gobierno y de sus integrantes—, facilitando con ello la definición, conducción y vigilancia de las operaciones del negocio y unificando los esfuerzos en una misma dirección con una visión común.
Cuando la empresa familiar decide institucionalizarse, se convierte en lo que llamamos “familia empresaria”. En este punto se aprende a separar los asuntos de familia de los de la empresa; por una parte, se promueve el establecimiento de mejores prácticas en el negocio y el desarrollo de sus ventajas competitivas identificadas; por otro, la familia entiende que la empresa es una fuente generadora de utilidades y no una fuente de trabajo exclusiva para ella: queda claro que la entidad debe trascender y generar utilidades.
¿Qué define a una empresa institucionalizada?
En esencia, una empresa que goce de un proceso de institucionalización se define por haber establecido sus objetivos a corto, mediano y largo plazo, así como las estrategias para alcanzarlos; tener documentados e implementados sus procesos de operación, control interno y reporte financiero; contar con una adecuada segregación de funciones y responsabilidades; efectuar análisis continuos tanto de su información financiera y operativa; y por reportar de una forma transparente y oportuna dicha información a sus órganos de gobierno.
Además, la esperanza de vida para una empresa con gestión institucional es de 50 años, a diferencia de las empresas no institucionalizadas, cuya esperanza llega a apenas a los 25 años… cifras de peso y contundencia.
¿Cómo dar el salto hacia la institucionalización?
La institucionalización de la empresa implica la definición de una estructura, así como la implementación de prácticas y formas de administración diferentes. De esta manera, a través de un modelo de gobierno y la adopción de mejores prácticas corporativas, se van definiendo desde los procesos más sencillos hasta la estructura organizacional que responda a la estrategia. Hay grandes empresas familiares que evolucionaron a familias empresarias, y aunque al final son de una familia, ésta tiene una clara definición de sus roles dentro de la empresa.
Para lograr la institucionalización, ha de implementarse un cambio de cultura en todas las partes interesadas y, para ello, se deben tomar en cuenta tres habilitadores que serán claves fundamentales:
- Las personas que laboran en la empresa (administración del cambio)
- La empresa (el negocio)
- La familia y/o accionistas
Como puede notarse, este proceso es indispensable, y considerado como una aliado en la administración y el control de la organización, ya que impulsa la conducta transparente, la revelación de información y el establecimiento de reglas de responsabilidad administrativa dentro de las empresas familiares, fomentando a su vez, el crecimiento económico de las organizaciones y procurando la sostenibilidad de éstas en el largo plazo.
En sí, el fin de la institucionalización es alinearse con los objetivos a corto y largo plazo, generando valor y rentabilidad del negocio al promover una cultura de mejora continua y desarrollo constante, aportando a los integrantes de la empresa una serie de beneficios, seguridad a futuro y estabilidad empresarial dentro del mercado.
¿Cuáles son los beneficios de la institucionalización?
- Transparencia en sus operaciones al promover una cultura de cooperación y mejora continua.
- Fortalecimiento de órganos de gobierno al formalizar al Consejo de Administración, al Director General, los consejeros independientes y los comités.
- Mejores decisiones estratégicas, pues permite tomar decisiones inteligentes y supervisar los resultados de la empresa de una forma oportuna y eficiente.
- Mejoramiento en reportes financieros de calidad, permitiendo generar información financiera oportuna, que reflejan la realidad económica de la empresa.
- Profesionalización de sus integrantes mediante programas de desarrollo y capacitación, planes equitativos de remuneraciones y promociones.
- Mejores oportunidades de financiamiento, con objetivos claros y una adecuada estrategia permite atraer más inversionistas.
- Generar un marco de permanencia del negocio mediante la toma de decisiones adecuadas por parte de los órganos de gobierno.
- Generar comunicación efectiva entre la sociedad y los accionistas.
Es de sabios reconocer que no todas las empresas familiares pasan a la segunda generación; a veces el líder se encuentra solo contra la corriente, en medio de la globalización y de la competencia internacional. Es gracias a las exigencias de esta competencia global que las empresas buscan el proceso de institucionalización, pues es gracias a ella que pueden tomar decisiones razonables en función de objetivos y no de los sentimientos de su fundador.
Por lo tanto, es importante que el líder tenga presente que él es el generador de todos los éxitos de la empresa, pero también el eje de sus fracasos. Está en él en tomar las decisiones y hacerse responsable de los resultados. El fundador es quien debe ser el primero en respetar las reglas y normas que se fijen para profesionalizar la empresa.
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