Imagina que vas a un restaurante con un acompañante y, al final de la comida, el mesero te indica que la cuenta es de $1,500 pesos, así sin más, sin comprobante alguno. ¿Pagarías lo que te indicó o solicitarías la cuenta con el desglose para verificar que efectivamente eso fue lo que consumieron? Es probable que harías lo segundo, ¿verdad?
Eso es algo similar a lo que sucede cuando hablamos de la facturación en el marco de las microempresas. Los proveedores les envían sus facturas y a menudo se debe confiar en el archivo pdf, pero esa es solo la representación impresa, la verdadera “caja negra” de información está en el archivo xml, indica Rafael Soto, CEO de Box Factura, una plataforma para emprendedores y empresas que les permite administrar de forma fácil y rápida las facturas que habrán de entregar a sus contadores cada mes.
“El xml es un archivo que no todos abren, ver códigos tampoco lo facilita. Pero suele suceder que a veces no coincide lo que dice un xml con un pdf y ahí pueden generarse muchos problemas. La cuestión fiscal es que, si te equivocas por un detalle, incluso un error de dedo, el SAT puede sospechar fraude fiscal y ese es un riesgo alto”, advierte.
Problemas con los que seguro te identificas
Que tus proveedores te envíen solo el pdf, no el xml o que haya inconsistencia en los datos puede ser problemático, incluso es posible que tu área contable te indique que de 20 facturas ingresadas solo puedas deducir 17 y de las tres que faltaron hay IVA, tal vez multas y recargos por lo cual, como empresario, vas a poder deducir menos. Por otra parte, basarse únicamente en la representación impresa de una factura solo es uno de los varios factores potencialmente riesgosos.
“La fuerza de ventas de una empresa a veces suele facturar dos veces, por error o por una mala práctica, y ese reembolso afecta a las empresas cuando se multiplica por varios vendedores. En promedio, por cada vendedor se pierden $800 al mes, aproximadamente $40,000 al mes por 50 vendedores, hablamos de casi medio millón anual tan solo por pérdidas derivadas de un reembolso doble o porque el administrador no se dio cuenta del error de origen de las facturas”, indica Rafael Soto.
Ahora bien, contratar al área administrativa que se encargue de esto se suma a los gastos de nómina de la empresa y no solo eso, hay que considerar también que la facturación electrónica también es un elemento que ha tornado más complejo el proceso.
“En 2015 era muy sencillo, recibías una factura, validabas con el SAT que no estuviera duplicada y eso era todo. Hoy hay que revisar también si hay un proceso de cancelación, que tu proveedor no esté en las famosas listas negras, que el xml fue creado correctamente y hay que revisar el buzón tributario”, explica el CEO de Box Factura.
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Pasa de usar 6 horas en preparar todo para tu declaración a solo 15 minutos
A partir de las facturas enviadas por los proveedores, se debe generar un Excel con toda esa data para que el contador realice una conciliación bancaria y la posterior declaración mensual.
De acuerdo con Rafael Soto, en promedio, el empresario dedica de 6 a 8 horas por mes en hacer este reporte —que no es la declaración, sino el paso previo— lo cual tiene un costo muy alto porque significa que un día al mes no va a enfocarse en vender, generar nuevos clientes y seguir produciendo.
Generar el archivo por tu cuenta reduciría el costo de los honorarios contables, pero fácilmente pueden pasar de $750 o $900 pesos a $2,000 o $2,350 si el contador o contadora también genera el archivo Excel por ti.
Por fortuna la tecnología se convierte en un aliado para facilitar este paso previo para poner las cosas en orden y alistarlas para tu declaración. Es el caso de Box Factura que surgió como una solución de mexicanos para mexicanos, pues como señala Rafael Soto, la oferta del mercado incluye opciones creadas por empresas multinacionales que al final del día no tienen los problemas de facturación electrónica que tenemos en México.
“Las facturas digitales para bien o para mal solo existen en América Latina, de hecho México es punta de lanza en cuanto a facturación electrónica. Solo en los últimos años llegó a Perú, Bolivia, Colombia y próximamente a Brasil. EEUU no nos entrega factura electrónica, el ticket de compra es perfectamente válido para hacer deducción de gastos. En nuestro país tenemos un entorno muy puntual fiscalmente hablando, por eso se necesitan herramientas adaptadas a nuestra realidad”, enfatiza Soto.
En esencia, Box Factura es una cuenta de correo electrónico donde cualquier empresario o persona fisca contribuyente se puede dar de alta, en esa cuenta recibirá las facturas y la plataforma abrirá esa caja negra de información valiosa para validarla con el SAT, detectar facturas duplicadas, errores en el RFC y más, lo que ataca el origen de la problemática. De esa forma, crear ese paquete contable ya no toma de seis a ocho horas, sino solo unos cuantos minutos.
“Se vuelve una labor de 15 minutos, pues hay un botón para descargar la información. Se genera un archivo en zip con los exceles y los pdf que fueron incluidos, y de ese modo el contador obtiene la información adecuada para hacer la declaración e ir a la siguiente ventanilla”, resume Rafael Soto.
¿Qué te parece esta solución que cuida el bolsillo y el tiempo de los emprendedores y empresarios para hacer lo que mejor saben?
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