Presupuestar es imaginación en acción

¡No te confundas!, presupuestar no es escribir cartitas de buenos deseos, con anhelos, sino fijar metas alcanzables, planes realizables.     En tiempos de crisis y recesión económica, el optimismo y la buena voluntad no bastan. Son deseables, pero no suficientes. Hoy, más que nunca, la información es poder y la planeación adecuada es una obligación. Del maridaje entre información y planeación surge la herramienta reina dentro de la administración: el presupuesto. Presupuestar es la respuesta adecuada, el camino correcto que los empresarios deben seguir para sortear los retos domésticos o de perfil internacional. Muchos hablan de presupuestos, pocos saben lo que significa. Presupuestar es construir el futuro que queremos para nuestras empresas, desde el presente y con todo aquello que tenemos a nuestra disposición en este momento. Es imaginación en acción, pero con los pies bien puestos en la tierra. Para presupuestar, el primer paso es conocer el negocio a la perfección. Parece evidente y no lo es. Hay que hacer una radiografía de cómo se encuentra la empresa en este momento, sin asumir, sin especular, cambiando el “yo creo” por el “yo sé”. Es preciso estar al corriente con exactitud y detalle de todos los egresos que existen, desde el más pequeño hasta la obligación más grande. Insisto en el detalle de los datos porque es ahí donde tenemos las grandes sorpresas de desperdicios, de gastos ociosos, de excesos, que probablemente en tiempos de bonanza no se notarán, pero que en épocas de austeridad pueden hacer la diferencia. Una vez que se conoce el monto preciso de egresos y el concepto asociado al número, hay que hacer un fino trabajo de recortes. Este trabajo debe realizarse con el cuidado y precisión de un relojero suizo, porque si nos descontrolamos con los recortes, podemos poner en riesgo la operación misma del negocio. Presupuestar no se trata de asfixiar; se trata de optimizar, hacer más con menos, pero dejando espacio para que se pueda hacer. Una vez que se cuenta con una lista pormenorizada de los gastos verdaderamente necesarios para la óptima operación del negocio, debemos planear un presupuesto de equilibrio, es decir, aquel escenario en que mis ingresos menos mis egresos me dan como resultado cero. Conocer el presupuesto de equilibrio permite saber cuánto es lo mínimo indispensable para cubrir todas las obligaciones y egresos. Es, evidentemente, el mínimo aceptable, para que el negocio siga respirando y viviendo. Es, desde otro punto de vista, el primer escalón que yo debo empezar a subir para que una empresa se convierta en un buen negocio. A partir del presupuesto de equilibrio comenzamos a presupuestar escenarios en que buscamos niveles de ingresos que sobrepasen nuestros egresos. ¿En que proporción? ¿Qué tanto deberán exceder los ingresos a los gastos? Eso depende del dominio del negocio, de las condiciones del mercado y de la realidad del entorno. Es muy frecuente que los presupuestos se confundan con cartas de buenos deseos, con anhelos, y lo fundamental de un presupuesto bien elaborado es fijar metas alcanzables, planes realizables. De lo contrario, el presupuesto se convierte en otro documento más que va a dormir el sueño de los justos en lo más profundo de las gavetas de los escritorios.     Contacto: Correo: [email protected] Twitter: @CecyDuranMena Blog: Las ventanas de Cecilia Durán Mena     Las opiniones expresadas son sólo responsabilidad de sus autores y son completamente independientes de la postura y la línea editorial de Forbes México.