¡Digan hola al espacio de trabajo digital!

Este será el tercer trabajo de Sara en siete años, y mientras ella se prepara para pasar por el proceso de inducción, espera pronto dejar de sentirse como “la nueva”. Se encuentra especialmente a la expectativa sobre cómo será su primer día, pues antes de comenzar oficialmente, tuvo la oportunidad de tener acceso a ciertos elementos digitales que la cautivaron, como una prueba compartida y sincronizada que ella trabajó desde su casa junto con un reclutador, así como el acceso a una aplicación corporativa desde su smartphone para proporcionar algunos datos antes de su llegada, algo completamente nuevo para ella. Hoy, cuando se conecta a su laptop encuentra un correo electrónico esperando por ella. “Hola, soy Mauricio, la intranet. Bienvenida a nuestra empresa”. Y con sólo hacer clic en el enlace incluido en el mensaje, se encuentra en la página principal de la intranet corporativa. Junto con las características típicas de la intranet, como las noticias corporativas, también hay un espacio sólo para ella que le proporciona los detalles clave para los nuevos integrantes, incluyendo un mensaje de bienvenida del CEO, y un video publicado por uno de sus compañeros con recomendaciones sobre dónde conseguir un buen café, además de una guía sobre cómo utilizar las herramientas que se le proporcionaron y sobre prácticas comunes de trabajo. A Sara le parece fabulosa esta nueva manera de comenzar y pasa un par de horas productivas navegando por la información proporcionada. No es un misterio que las empresas están cambiando, y los modelos o estilos de trabajo y el cloud computing han transformado la manera tradicional de la computación del usuario final, un escenario que los colaboradores están aprovechando cada vez más, teniendo la oportunidad de moverse hacia la era digital, gracias a los espacios de trabajo digitales. El progreso tecnológico de hoy nos ofrece muchas nuevas oportunidades, pero también muchos desafíos: los clientes quieren ser atendidos más rápido y con mayor calidad, y los empleados prefieren horarios de trabajo flexibles y opciones como el home office. Y al mismo tiempo, una innumerable variedad de tecnologías hace aún más difícil equilibrar la coordinación y la comunicación entre esos dos pilares. La consumerización empresarial está cambiando la manera en la que se piensa sobre el papel de la tecnología en las empresas, forzando a las compañías a reimaginar cómo entregar las aplicaciones y los servicios que los empleados, clientes y socios necesitan para ser productivos. La solución, sin duda, son los espacios de trabajo digitales, que hacen posible cerrar la brecha entre los consumidores y el departamento de recursos humanos, y revolucionar la forma tradicional de trabajo. En este sentido, se tienen que abandonar los procesos clásicos de la empresa y crear una estrategia de comunicación más dinámica y más rápida. Y por supuesto, esto sólo es posible en línea. Con los dispositivos adecuados, es posible planificar los proyectos más diversos en la nube, y ejecutar y controlar su progreso con un equipo de trabajo virtual. Sin embargo, este cambio hacia el mundo digital plantea nuevas preguntas y a continuación intentaré dar una respuesta de manera breve a las tres preguntas esenciales para una adopción exitosa a los espacios de trabajo digital.

• ¿Cómo implemento un software intuitivo y fácil de usar, independiente de la ubicación de los colaboradores?

Para abrazar nuevas oportunidades y hacer frente a nuevos retos. Hoy en día existen soluciones que ofrecen plataformas unificadas para la adquisición, administración y aplicación de políticas de aplicaciones para dispositivos a través de iOS, Android y Windows. Estas soluciones proporcionan a las organizaciones una forma sencilla de gestionar la identidad y el acceso a todos los tipos de aplicaciones en la nube.

• ¿Cómo puedo aumentar el trabajo en equipo, la eficiencia y la satisfacción de mis empleados?

Los trabajadores móviles de hoy se basan en una variedad de dispositivos y aplicaciones para llevar a cabo diferentes tareas dentro y fuera de la empresa, de manera sencilla a través de aplicaciones en la nube. Muchos sistemas permiten múltiples casos de uso y son adaptables a diversas divisiones; además, sus necesidades son únicas, al utilizar integraciones a las aplicaciones ya existentes dentro de la empresa. Así, la comunicación puede simplificarse aún más, permitiendo a los miembros del equipo intercambiar información sobre el progreso del proyecto, e incluso documentar la comunicación externa. De esta manera, es posible vincular todas las conversaciones de un correo electrónico relevante del proyecto a una tarea en particular, e incluso se pueden adjuntar documentos importantes que den relevancia a la información compartida.

• ¿Cómo evito que la información importante se pierda en la enorme pila de datos?

El espacio de trabajo digital también es compatible con avanzados sistemas de optimización y seguridad en modelos necesarios para proteger los datos sensibles de la empresa y la propiedad intelectual. Es necesaria una estrategia de espacio de trabajo digital que incluya apoyo a cualquier tipo de dispositivo y sistema operativo, con la flexibilidad para manejar y proteger los datos corporativos en reposo y en tránsito, incluyendo correos electrónicos, archivos, y otros datos de la aplicación que se pueden almacenar en caché o en los dispositivos. Sin lugar a duda, los próximos años tendrán muchas más oportunidades para que las empresas se integren a los espacios de trabajo digitales, lo que con la mentalidad y la estrategia correcta no tendría que parecer un desafío, sino una oportunidad para simplificar los procesos corporativos.

Pues como lo dijo John F. Kennedy: “El cambio es ley de vida. Cualquiera que sólo mire al pasado o el presente, se perderá el futuro”, así que corresponde a las empresas abrazar a la transformación digital que en la medida que sea buena para los usuarios, será buena también para los negocios.   Contacto: Correo: [email protected] Twitter: @r_solares Blog: www.blogs.vmware.com/latam/ Página web: www.vmware.com.mx Las opiniones expresadas son sólo responsabilidad de sus autores y son completamente independientes de la postura y la línea editorial de Forbes México.