Los fraudes siempre han existido, y los procesos de control no son infalibles; por lo tanto, se debe estar atento a cualquier síntoma que indique su presencia, aun en los círculos más cercanos dentro del núcleo familiar, y así nos lo ha demostrado la experiencia.

 

De acuerdo con mi experiencia profesional, al menos dos de cada tres empresas en México, ya sean pequeñas o medianas (pymes), enfrentan una serie de amenazas por fraude que merman su rentabilidad, eficiencia operativa y productividad. Esto, debido a que ciertos fundadores de empresas familiares aún tienen la creencia de que el negocio que no da para que lo roben no es negocio.

A continuación te presento la descripción de seis conceptos que, a mi juicio, pueden ser considerados como fraudes o “ladrones”, así como algunas sugerencias para erradicarlos. ¡Identifícalos y ponles freno!

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  1. Desconocimiento
    ¿Piensas que tener procesos y supervisión es costoso? ¿Crees que tu empresa está a salvo de ser víctima de un fraude? Una vez que contestes lo anterior, toma en cuenta que estos “ladrones” se aprovechan de que empresarios y directivos no consideran importante tener un control interno y recopilar información necesaria que les permita conocer a detalle todas las actividades y funciones realizadas por las diferentes áreas de la empresa.
    Sugerencia: A fin de evitarlo es necesario realizar evaluaciones periódicas para tener la información adecuada que permita tomar decisiones oportunas. Además, es también importante tener una descripción de puestos.
  2. Obesidad
    ¿Cuenta sólo con lo necesario o tiene excedentes? Este tipo de robo puede llevar a la bancarrota hasta la empresa con mayor solidez financiera. Se presenta cuando existen activos innecesarios (como inmuebles, equipo de cómputo, maquinaria, equipo de transporte, inventarios de lento movimiento, entre otros) o subutilizados por el personal, que sólo generan gastos y pérdidas.
    Sugerencia: Esto se puede frenar haciendo una revisión detallada de la utilización y rentabilidad de los activos, así como de la rotación de inventarios, que permita tomar las medidas adecuadas para hacer más eficientes los espacios, la utilización de equipos y el mejor desplazamiento de inventarios. Establecer parámetros de los resultados que se espera obtener por cada operación en un plazo determinado permite la posibilidad de detección temprana de alguna desviación.
    Debes recordar siempre que la oportunidad y el uso adecuado de la información que se genera a través de los procesos internos de control facilitan monitorear y detectar cualquier desviación intencional.
  3. Robo hormiga
    ¿Estás seguro de que tus resultados no están siendo afectados por pequeños fraudes? ¿Sabes cuánto representan los mismos? Este tipo de fraudes son de los más usuales en las empresas; ocasionan pérdidas de entre 3 y 5% en empresas de cualquier tamaño y pueden mermar hasta 8% del inventario de las empresas familiares. Esta práctica puede ser cometida por trabajadores, clientes, proveedores o por terceros.
    Sugerencia: Para cerrarle la puerta se recomienda mejorar la seguridad de la empresa y el control de inventarios; esto se puede lograr mediante el uso de cámaras de circuito cerrado. También es aconsejable manejar áreas restringidas, contar con políticas de inspección, utilizar sellos de seguridad y tener personal de vigilancia en áreas susceptibles del robo, así como tener un buen control en la selección y contratación del personal.
  4. Cabeza hueca
    ¿Qué tan honestos y leales son los principales funcionarios de tu empresa? Los cabeza hueca son los “delincuentes” que nada aportan a la empresa, es decir, pueden tener un gran perfil laboral y muchas competencias, pero simplemente limitan lo que otorgan a la compañía y se mantienen en una zona de confort que perjudica la productividad.
    Sugerencia: Para fomentar la aportación de ideas se pueden realizar diversas acciones tales como: convocar reuniones periódicas (desarrolladas de manera efectiva) para revisar los objetivos; estrechar la relación con el personal y clientes; impulsar la capacitación continua, y preguntar a los diferentes colaboradores sus ideas para mejorar el área en que se desempeñan, así como la compañía en general. Asimismo, es muy importante tener evaluaciones de desempeño y monitoreo del plan de carrera del personal.
  5. Tradición
    Si bien la tradición y valores dentro de una empresa familiar son una base fundamental, es importante que no se estanquen en ella, ya que ésta puede generar inmovilidad y que se ignoren los cambios en las necesidades y expectativas de mercado.
    Sugerencia: Para evitarla es importante que la empresa familiar esté preparada ante los constantes cambios del mercado. La innovación va de la mano del éxito, y puede ser aplicada en toda la empresa, tanto para el desarrollo de nuevos productos o servicios como para la simplificación de procesos. Los avances tecnológicos y el incremento en el volumen de las operaciones de una empresa familiar hacen más complicado detectar un fraude con la debida oportunidad.
  6. Exceso de confianza
    ¿Qué tan fuerte es la confianza que les tienes a tus familiares que laboran dentro de la empresa? Muchos empresarios caen en el error de pensar que sus familiares nunca cometerán ningún tipo de acto deshonesto; sin embargo, esto no se puede asegurar y se debe estar atento.
    Sugerencia: Lo más recomendable es no voltearse para el otro lado o hacerse de la vista gorda; se deberá evaluar y cuestionar el actuar de todos, sean familiares o no, es decir, darles el mismo trato que a cualquier otro trabajador.

Es muy importante tener presente por parte de los empresarios que cuando existen distinciones profesionales y económicas entre los empleados y los miembros de la familia, esto crea fricción e inquietud entre los trabajadores, limitando el desenvolvimiento profesional del personal. Por lo anterior, se debe estar muy atentos ante estos aspectos para poder atender los problemas en el momento en que se susciten, evitando que éstos afecten el desarrollo de la empresa.

 

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