“Hacer como el carpintero: medir dos veces, para cortar una vez”. Anónimo
Es de suma importancia estar siempre al tanto de lo que le sucede a nuestra empresa familiar. Mídete, cuéntate y pésate, vigila la situación financiera, el ritmo de las ventas, los niveles de gastos, liquidez etc. El conocimiento del negocio permitirá la toma de decisiones más adecuadas y oportunas.
El sumergirse en los estados financieros es una tarea tediosa y su interpretación puede volverse complicada. Para evitar naufragar en un mar de información, debemos definir los indicadores clave que nos muestren de una forma rápida y certera las condiciones actuales en que se encuentra nuestro negocio. Un reporte mensual de dos o tres páginas con estos indicadores es una forma muy práctica de tomar la salud financiera y operativa del negocio.
Cabe mencionar que las empresas familiares o no tienen un común de indicadores y otros parámetros específicos de acuerdo con el sector industrial, de servicios, comercial o giro en el que se encuentren. He aquí algunas sugerencias que pueden ser de utilidad para evaluar su situación financiera y operativa: el monitoreo periódico de estos indicadores permite la autoevaluación en diferentes áreas operativas, los recursos empleados, la organización grupal, las situaciones de aprendizaje y por lo tanto la evaluación de desviaciones o indicadores que se deben mejorar.
Indicadores generales
Ventas totales: las ventas son la gasolina de las empresas, es por lo que deben ser el primero de los indicadores y el que más atención debe recibir.
Gastos: es importante cuidar este apartado para no exceder el nivel de gastos presupuestado y sobre todo revisar si aportan valor o mitigan riesgos.
Costo de ventas: controlarlo y eficientarlo en la medida de lo posible. El costo de ventas es un punto crítico para un negocio y exige un estricto control para ser competitivos en los tiempos actuales.
Inventarios: reducirlos al mínimo es lo ideal, no descuidando la disponibilidad de los productos. Realizar acuerdos con los proveedores buscando en cierta forma un esquema “Just in time”. Lo más importante será medir la velocidad de las vueltas que tiene el inventario en un año.
Cuentas por cobrar: su valor deberá mantenerse estable de acuerdo con las condiciones de crédito que se tengan con los clientes. Un aumento considerable en este indicador podría representar una mala situación económica de los clientes y el que estas cuentas puedan volverse incobrables. Es un indicador que afecta directamente los flujos de efectivo de la empresa, un descuido podría representar el paro del negocio por falta de recursos económicos aun teniendo buenas utilidades.
Cuentas por pagar: igualmente deben mantenerse estables de acuerdo con los tratos y condiciones de pago establecidos con los proveedores, ya que son los jueces y aliados estratégicos de la situación del negocio.
Clientes / Proveedores: de una manera rápida te darás cuenta en qué proporción y qué tan rápido puedes cubrir con tu cartera de clientes las cuentas por pagar a corto plazo.
Rentabilidad de las ventas: el resultado de dividir la utilidad neta de la empresa entre los ingresos totales te dará a conocer si lo que estás haciendo como empresa, está bien hecho de acuerdo a los parámetros que te hayas fijado.
Ventas totales/Personal de ventas: nos señala la productividad de nuestro personal de ventas.
ISR pagado/Ingresos totales: nos señala la tasa de impuestos que estamos pagando efectivamente por cada peso de ingreso generado.
Indicadores particulares
Estos indicadores dependen de la actividad o giro de la empresa. Como ejemplo se puede mencionar para la industria hotelera, el porcentaje de ocupación, tarifa promedio por cuarto o por persona, tarifa promedio de nacionales o extranjeros, consumo de alimentos por huésped, cheque promedio por persona de alimentos o bebidas en desayuno, comida o cena, cartera de clientes por destino, ventas directas, ventas de agencias mayoristas etc. Aquí se pueden incluir factores más específicos que se encuentren dentro de los objetivos estratégicos u operacionales de la empresa familiar para así medir su avance y cumplimiento.
“El primer paso para conseguir lo que uno quiere, es saber qué quieres”. Victor Boc
Razones financieras
Sirven para evaluar la situación y desempeño financieros de una empresa y relacionan datos económicos entre sí. El análisis e interpretación de varias razones permite tener un mejor conocimiento de la situación y desempeño financieros de la empresa familiar, que el que se obtiene mediante el análisis aislado de los datos. Una ventaja de utilizarlos es que existe información disponible en internet y otros medios de estas razones por segmento o industria, lo que nos permitiría compararnos y observar cómo estamos del promedio de nuestro gremio. Algunas de las razones financieras sugeridas para incluirlas en el reporte son:
Razones de liquidez: muestran la capacidad de pago de tu empresa a corto plazo.
Razones de administración de activos: indican la rotación de los activos, los días cartera cliente, los días pendientes de cobro entre otros.
Razones de apalancamiento: indican el valor de las deudas respecto de los activos o del capital contable.
Razones de rentabilidad: miden la capacidad de la empresa para generar utilidades.
Te recomiendo poner estos indicadores en el tabulador principal de tu oficina o agenda, para estar monitoreando todos los días que la actividad de tu empresa familiar sea eficiente y que su salud financiera y operativa sea las adecuadas. El enfoque diario de las actividades de tu equipo directivo y colaboradores deberá estar direccionado a mantener bien estos resultados. Si reúnes mes con mes estos parámetros de medición en un breve reporte, tendrás una idea clara y precisa de la situación por la que se encuentra tu negocio sin hacer un análisis profundo de los estados financieros. Te recomiendo que agregues en el reporte el comparativo de estos indicadores, con año anterior y el presupuesto.
El conocimiento de tu empresa te permitirá detectar áreas de mejora o de oportunidad de eficiencia y así implementar las medidas pertinentes para el cumplimiento de tus metas y la mejora tu negocio. Recuerda que la información es una herramienta indispensable para la toma de decisiones efectivas y eficientes. Como recomendación final te sugiero que inicies de inmediato con la implementación de indicadores sencillos que te permitan medir la salud de tu empresa familiar para en su caso aplicar la medicina en las dosis indicadas para curar al enfermo. Recuerda que “Si no cambias de dirección, lo más probable es que acabes llegando donde te has marcado.” Proverbio Chino
Aquí está el mejor indicador. Mide lo que tú mismo o lo que tu empresa hace. No esperes a que el gobierno lo haga. No esperes a que otra compañía lo haga. Suma tus números y pregúntate: ¿Estoy haciendo los progresos que quiero para mi empresa y que la llevarán a cumplir con su visión?
Se tu propio Juez. Establece los indicadores para medir el desempeño de tu empresa y haz los ajustes necesarios en los aspectos operativos, administrativos y financieros para llegar a los resultados que te fijaste. “Más vale medir y remedir, que cortar y arrepentir”. Anónimo
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