Presupuesto: herramienta clave para la empresa familiar

Cuando se trata de tomar buenas decisiones financieras y estratégicas es necesario contar con un presupuesto elaborado con bases objetivas. Recuerdo esta curiosa frase del escritor y humorista Jaume Perich: “El porqué de la forma de las pirámides es muy simple: a medida que se iban construyendo, se acortaba el presupuesto, se acortaba el presupuesto”. Aunque la utilidad del presupuesto se suele ver únicamente desde la perspectiva del control, en realidad su función desde el punto de vista de la planificación estratégica y de la gestión de recursos es invaluable, siendo fundamental como base para la toma de muchas de las decisiones, operativas, financieras, fiscales y estratégicas. La elaboración del presupuesto debe partir de las premisas que aseguran el cumplimiento de los objetivos y metas generales que la empresa aspira alcanzar en un período de tiempo (generalmente un año) y descender hasta cada una de sus áreas funcionales, las cuales deben definir sus propias metas, derivadas y acordes con los objetivos estratégicos y metas generales. También dependerá de factores como el comportamiento y experiencias pasadas que tuvo la empresa, así como expectativas económicas mundiales y del país, de la industria en la que se desarrolla, de su modelo de negocios y su propuesta de valor a sus clientes. Una vez definido a dónde quiere llegar la empresa familiar en el horizonte de tiempo establecido, y el aporte que para ello debe hacer cada una de sus áreas, se debe establecer cuáles son los proyectos y las actividades necesarias para ello, es decir, la forma de convertir en acción lo planeado. En este punto es en el que se deben definir y cuantificar los recursos humanos, materiales y financieros que se requieren y su aplicación en el tiempo. Es en este último aspecto (recursos financieros) en el que se elabora el presupuesto, que contempla tanto los ingresos como los costos, gastos y las inversiones a realizar, así como los impuestos que en su caso se van a causar. Hay que tener en cuenta que el presupuesto no es una actividad puntual que se realiza en un momento y de la que se deja constancia en un documento estático. Por el contrario, se trata de un proceso dinámico sobre el que se trabaja de forma permanente. Este proceso se divide en cuatro procesos:

1. Formulación: consiste en la proyección y cuantificación de las metas de ingresos y egresos, derivadas del plan general de la empresa y de los planes específicos de las áreas que la componen. En esta formulación, es conveniente tomar como base tanto el comportamiento histórico que han tenido aquellos rubros que reflejan la actividad cotidiana y permanente (sobre éstos se hacen proyecciones basadas en el pasado), al igual que aquellos que están asociados con los planes y proyectos nuevos (sobre éstos se hacen estimaciones).
2. Evaluación y ajuste: usualmente, la formulación inicial de un presupuesto contiene algunas estimaciones que pueden desbordar la capacidad real de la empresa o las condiciones del mercado. Por ello es necesario realizar una evaluación cuidadosa de la primera versión del presupuesto para ajustarla a la realidad y hacerla viable.
3. Aprobación: en toda empresa hay una instancia directiva responsable de darle el visto bueno al presupuesto o solicitar nuevos ajustes. Una vez aprobado por la instancia correspondiente, el presupuesto adquiere un carácter de oficial y obligatorio al interior de la compañía.
4. Ejecución y control: una vez aprobado, se entra en la fase de ejecución del presupuesto, que está vinculada con la operación de la empresa y con la realización de los planes y proyectos específicos de cada área.

A la hora de formular y controlar el presupuesto general de la empresa familiar, hay que tener presente que está compuesto por presupuestos o partidas más específicas provenientes de sus áreas funcionales. Cada uno de ellos se ocupa de contemplar aspectos diferentes del funcionamiento y la actividad de la empresa familiar. Este presupuesto se construye a partir de los objetivos definidos en el plan comercial de la empresa y también del comportamiento de la industria en la que se desarrolla. Su grado de detalle o segmentación está estrechamente relacionado con la forma como la empresa comercializa sus productos (por zonas geográficas, vendedores, canales de comercialización, líneas de servicios, productos, etc.). Si se trata de una empresa que fabrica uno o varios productos, requiere elaborar un presupuesto de producción en el que se define el número de unidades a fabricar por cada producto y su distribución en el tiempo, de modo tal que permita satisfacer la proyección de ventas. En este presupuesto se deben tener en cuenta la capacidad instalada, la duración del ciclo de fabricación de cada producto, los costos de producción, entre otros. En el presupuesto de administración se contemplan todos los costos relacionados con la actividad administrativa de la empresa. Es decir, todas las funciones de apoyo a su funcionamiento, tales como contabilidad, tesorería, recursos humanos, etc. El presupuesto de inversiones, en tanto, determina los momentos y montos en los que se prevé la compra de activos necesarios para alcanzar la capacidad operativa requerida según los planes y proyectos de la empresa. Un aspecto muy importante para tener en cuenta es que los presupuestos, que usualmente se elaboran para un mediano a largo plazo, durante su ejecución requieren un seguimiento permanente que permita ajustarlos a los cambios drásticos que puedan sufrir tanto la empresa como su entorno, de tal modo que puedan reflejar de la mejor manera posible las condiciones reales del momento. Hacer un presupuesto también nos ayuda a determinar el capital de trabajo que se va a requerir, esto se hace utilizando el ciclo de operación y el ciclo del efectivo. De ahí se podrá conocer si la empresa requerirá algún préstamo para poder operar o bien si será capaz de operar con fondos propios. En un mundo con cada vez más y más incertidumbre realizar este tipo de ejercicios son claves e indispensables para lograr el mejor desempeño y rendimiento posible. La razón por la cual la mayoría de las empresas familiares tienen problemas financieros es porque aceptan estar ciegas, es decir no saben a dónde se dirigen y el presupuesto puede ser una guía que les indique el camino a donde quieren llegar.   Contacto: Twitter: @mariorizofiscal Las opiniones expresadas son sólo responsabilidad de sus autores y son completamente independientes de la postura y la línea editorial de Forbes México.