Para garantizar, a lo largo de las generaciones, la continuidad de una empresa familiar es importante considerar reglas, acuerdos y principios entre los socios, accionistas y familiares, ese es el objetivo principal de un protocolo familiar. Con un documento de esta naturaleza, es más sencillo regir las relaciones y gestión de una empresa. Son acuerdos de suma importancia, especialmente en momentos de retiro o muerte de algún miembro o sucesión de puestos, miembros del consejo y propiedad de las acciones.
¿Pero cómo se realiza un protocolo familiar? Es un ejercicio de reflexión y discusión realizado por los accionistas actuales y futuros, en donde, además, es esencial la participación de las próximas generaciones, ya que todos van a comprometerse a cumplir con lo acordado. Es fundamental iniciar el proceso planteando los temas básicos para debatirlos. A partir de lo anterior, podrán prevenir conflictos y perfilar la empresa hacia una gestión óptima. Se debe tener en cuenta que para la elaboración del protocolo hay que aprovechar los periodos de unidad familiar y empresarial, pues el valor del documento no reside en hacer desaparecer conflictos, sino en identificarlos e intervenir de forma adecuada.
Un protocolo familiar bien realizado aborda aspectos críticos para el funcionamiento óptimo no sólo de la empresa, también de las relaciones familiares. Por lo anterior es importante considerar algunos puntos clave, por ejemplo:
Toma de decisiones: se centra en la forma de tomar resoluciones dentro de la empresa (quién toma la última palabra, cómo se vota, y qué órganos de poder participan en la toma de decisiones).
Definir la misión, visión y valores de la familia en los negocios.
Contratación de familiares: refiere a los criterios para incorporar miembros de la familia en la empresa, evitando prácticas de nepotismo y asegurando una contratación basada en méritos.
Sucesión: planifica de manera adecuada y transparente la transferencia del liderazgo de la empresa de una generación a otra.
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Manejo de recursos: establece normas para el uso de los recursos empresariales. Sirve para evitar la mezcla de finanzas personales y empresariales.
Fijación de prioridades: define cómo abordar situaciones en las que intereses familiares y empresariales entran en conflicto.
Negocios entre familiares: regula la participación de la familia en negocios adicionales.
Propiedad: establece reglas sobre la titularidad de las acciones empresariales (venta de acciones).
Un protocolo familiar bien establecido, como dije, es una herramienta valiosa para fortalecer las relaciones familiares pues deja claras expectativas de los miembros y promueve la comunicación entre ellos, abriendo el diálogo y fundando el compromiso compartido por el bienestar de la empresa. Esto me recuerda una breve narración, “El mensaje del abuelo” de Lucía Luque Vergara que cuenta lo siguiente:
María era una niña que vivía con sus padres y su hermana mayor. Como en todas las familias tuvieron una temporada difícil, donde las cosas no salían de la mejor manera, lo que provocaba que la familia no disfrutara el tiempo juntos. Una noche, todos en casa escucharon una voz que decía “no dejes de sonreír”, pero no supieron explicar de dónde provenía. A la mañana siguiente, María, emocionada, dijo que había soñado con el abuelo y que él le había dicho que no se preocupara tanto por las cosas que no salían bien pues son una lección para crecer y mejorar y que no olvidaran que una familia unida puede con todos los obstáculos.
El principal propósito del protocolo familiar es ofrecer una guía clara y eficiente para la gestión y sucesión de la empresa. Pero, como en la historia de María, también fomentar la conciencia de una estabilidad familiar, en donde todos aporten y concuerden con lo establecido. Promover la unidad es un reto y una satisfacción para los empresarios familiares que buscan asegurar la continuidad, estabilidad, éxito y perdurabilidad de su empresa a largo plazo.
El más importante y valioso es el desarrollo del protocolo familiar, no es sólo un documento, es un proceso, por supuesto con un inicio y un final en su elaboración pero que después se deberá mantener vivo y actualizarlo en el tiempo para atender las diferentes circunstancias y cambios que se presenten en la familia, la empresa y el entorno.
Contacto:
Twitter: @mariorizofiscal
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