Kronos: Tu productividad ahora tiene cara de red social

La escena puede tener lugar un día cualquiera. Mientras va en camino a su trabajo, un joven se entera que su banda de rock favorita dará un concierto monumental. No lo duda un segundo: pedirá a su jefe salir de la oficina más temprano que de costumbre el día del concierto. ¿Qué puede pasar? ¿A quién le afecta? Lo único que deberá hacer es, al llegar al trabajo, pedir hablar con el jefe y, cuando éste lo reciba, dedicar unos minutos a exponer las razones de su petición. Antes de responder, el jefe seguramente pensará en qué tan colaborativo ha sido el solicitante cuando se le ha requerido; echará un vistazo al calendario y querrá saber si algún otro empleado podrá cubrir la ausencia. Hecho lo anterior, tomará la decisión de dar el permiso o negarlo. En efecto, no parece gran cosa. Pero, en una empresa de 100,000 empleados, los gerentes tienen que tomar este tipo de decisiones prácticamente todos los días, lo que trae sus consecuencias. Si las solicitudes de los empleados son aprobadas, éstos saldrán en paz de la oficina del jefe; pero si no, lo más seguro es que se sientan desilusionados o que incluso piensen que el permiso les fue negado por cuestiones personales. Kronos, la empresa que inventó el reloj checador automatizado que hace décadas se popularizó en oficinas y fábricas, cree poder hacer que estas gestiones del día a día se desahoguen con mejores resultados. Para este fin, creó Workforce Dimensions, una plataforma que opera como una red social, para ayudar a la productividad y a fortalecer el compromiso de los empleados. Éstos la instalan en su celular, tienen un perfil que pueden personalizar con su fotografía y, desde ahí, gestionan la agenda de trabajo, las peticiones de tiempo fuera, el pago de tiempo extra, reuniones y tareas pendientes. También ven las estadísticas de su desempeño, con base en las cuales los jefes pueden tomar decisiones. Para su desarrollo, se utilizaron aplicaciones de Inteligencia Artificial, arquitectura de información y un modelo responsivo con indicadores de medición flexibles, todo alojado en la nube pública de Google. La interfaz busca empatar con el perfil de los trabajadores, dice Gabriel Alvarado, director general de Kronos Latinoamérica. “Cuando trabajas con gente muy joven, es importante darles la información que necesitan sobre su desempeño. Ellos saben usar esa información para hacer las cosas mejor. Es importante que puedan saber los porqués detrás de las decisiones de los jefes. Eso genera un alto grado de confianza”, dice Chris Mullen, experto en temas laborales de la Universidad de Colorado. “Estamos dirigiendo esta solución a los millennials”, señala Alvarado, quien asegura que la solución, fácil de usar, es adoptada más pronto por los empleados que por sus jefes. “Tenemos gente muy joven en sectores de la industria, tiendas departamentales, tiendas de conveniencia, boutiques de moda; la gente joven trabaja en todos estos negocios, y está más tecnificada que los propios directores de las empresas”. Un tercio de las personas disponibles en el mercado laboral son recién graduados, explica Bill Bartow, vicepresidente global de Productos de Kronos.   Mirada de halcón La nueva plataforma de Kronos se gestó en el Proyecto Falcón, una analogía que relaciona al halcón, que es más rápido que sus depredadores y vuela por encima de las nubes (en alusión al cloud computing). Kronos logró llegar a esto porque cuenta con una estrategia de adopción de tecnología que ha generado ya la adquisición de 71 startups en los últimos cinco años. Esta suerte de engranes tecnológicos se traduce en ahorros al automatizar los procesos gerenciales. Pero, ¿por qué las empresas anhelan empleados comprometidos? Porque trabajan 3.5 días más al año que el resto y ayudan a que los procesos sean más eficientes, además de que las compañías en donde hay un alto nivel de compromiso tienen una rentabilidad 21% superior a la media, según el estudio “Worldforce Mindset”, hecho por AON. Mayor productividad, sumada a procesos de producción con menos errores, genera ahorros y más ganancias. En compañías con más de 1,000 empleados, se calcula que el trabajo manual cuesta 71.7 millones de dólares (mdd) por hora, por lo que elevar la productividad en 1% da como resultado un ahorro “automático” de 750,000 dólares. “La manera en que trabajan empresas como Uber o Airbnb tiene gran relevancia en cómo las empresas se relacionan con cada empleado”, indica Bill Bartow, de Kronos. Kronos tiene altas expectativas de su invento, en el que trabajaron 600 personas durante cuatro años y se invirtieron 150 mdd. “La orden fue: debemos pensar en qué producto dejaría fuera del mercado a nuestro negocio… y crearlo antes de que lo haga la competencia”, dice Aron Ain, CEO de Kronos, en una entrevista realizada en Las Vegas. En México, el número de clientes susceptibles de interesarse por Workforce Dimensions e instalarlo de manera inmediata se calcula en 160, según Alvarado. En la lista de los clientes más grandes de Kronos en México ya están Lala, Cemex, PepsiCo, Ahmsa, Gruma y Nestlé. En el país, todavía hay un área de oportunidad en cuanto a la profesionalización de los procesos. “Cada empresa tiene un nivel distinto de fuerza laboral y hay cosas particulares que se pueden resolver en temas como compromiso o corrupción. Por ejemplo, hace un tiempo logramos un ahorro de 1 mdd en gestión de horas extra en una planta de 1,000 empleados, dedicada a la manufactura de productos de consumo, pues había prácticas de corrupción en la asignación de turnos”. En México, aún hay grandes corporativos donde las entradas, salidas [y] vacaciones se registran a mano y después se capturan en computadora. “Imagínate que haya un error en el registro de vacaciones. Para solucionarlo, hay que remontarse a revisar 15,000 papelitos en los que se realizaron las solicitudes. Son cuestiones que permiten que la curva de recuperación de la inversión sea más corta en México que en otros países”. Te puede interesar: Tu jefe sabrá qué haces todo el tiempo… y eso no es precisamente malo   Mejor que un chip bajo la piel El mercado de Workforce Management (gestión de la fuerza laboral) tiene un valor de 4,500 mdd a escala global y se prevé que alcance los 7,370 mdd para 2021, de acuerdo con cifras de la consultora de mercados MarketsandMarkets. En México, vale 90 mdd, estima Kronos. En 2017, Kronos (que reporta ingresos anuales por 1,300 mdd) cumplió 40 años y comenzó con una política de vacaciones ilimitadas. “La confianza es una cosa especial. No tenemos una visión normal de los colaboradores como podrían tenerla otras compañías; estamos juntos en esto. Debemos dejar a la gente trabajar desde casa, poner a su familia primero, estamos comprometidos con la felicidad de los colaboradores”, señala Ain. En Suecia, un hub de startups llamado Epicenter puso en marcha un programa piloto en el que los colaboradores tienen implantado un microchip debajo de la piel, que cuenta con tecnología NFC (Near Field Communication). El dispositivo, del tamaño de un grano de arroz, permite realizar funciones básicas como abrir puertas, operar impresoras o comprar smoothies en la cafetería. Sin embargo, también genera una gran cantidad de datos sobre las actividades de los empleados en la oficina. Aron Ain considera que ése no es el futuro de la medición de la productividad. “Mira, el celular es una herramienta que no es invasiva; nosotros hemos decidido colocar ahí nuestra aplicación porque es una forma [para] que los empleados se familiaricen con la plataforma. No necesitamos implantar un chip porque los celulares ya son herramientas que los trabajadores usan todos los días. La diferencia es que ahora el GPS te avisará que estás olvidando tus llaves de la oficina cuando te alejes unos metros”. Kronos contempla un universo de 7,000 empresas como potenciales clientes de Workforce Dimensions, una solución pensada para organizaciones con grandes masas de trabajadores. Una aplicación práctica de esta solución puede verse en una cadena como Starbucks, donde el consumidor entra todos los días casi a la misma hora por su café. La gestión de personal a través de la App permite que sea el mismo barista el que atiende al mismo cliente, que sepa qué tomará desde que cruza la puerta y genere una relación de cercanía. “No todo se trata de que las empresas produzcan más, sino de tener a las personas adecuadas haciendo las funciones correctas en el momento preciso”, afirma Ain. Te puede interesar: ¿Qué pasa con tu productividad cuando un compañero falta? La inversión para implementar una solución como WorkForce Dimensions se recupera en un promedio de ocho meses, en el caso de corporativos en México, según Kronos. A escala global, puede ser en el doble de tiempo, 16 meses. “Entre más [elementos] haya que resolver, menor será el tiempo de recuperación de la inversión. A México, lo que más ‘le duele’ son los procesos manuales. Las compañías deben dejar de registrarlo todo en papeles, porque eso suele dar pie a errores y corrupción, que resultan muy costosos”. De cierta forma, WorkForce Dimensions contribuye al proceso de automatización del trabajo, que ha sido criticado por reducir el número de empleados disponibles. “La unión de Inteligencia Artificial y macrodatos empieza a dar a las máquinas una capacidad de razonar más parecida a la humana, para resolver muchos tipos de problemas nuevos. Aunque sólo se trate de que la economía está sufriendo un periodo de transición, para muchos éste resulta muy doloroso”, dice David Rotman, editor del MIT Review en su artículo “De cómo la tecnología está destruyendo el empleo”. Alvarado asegura que el fin último de la tecnología de Kronos no es reducir el número de plazas disponibles en el mercado, sino hacer que haya espacio para desarrollar empleos de más calidad. “Hay que pensar quién tiene una mejor vida: ¿el hombre que desarrolló el smartphone más moderno en el mercado o la gente que trabaja en su manufactura? Debemos procurar más empleos de valor agregado”. En cuanto a la solución Workforce Dimensions, no creemos que sea algo invasivo; estamos buscando la mayor independencia y autonomía con responsabilidad. Si alguien usa Facebook, puede usar Kronos: es extremadamente intuitiva”, añade el directivo de Kronos. No todo se trata de que las empresas produzcan más, sino de tener a las personas adecuadas haciendo las funciones correctas en el momento preciso. Aron Ain, kronos     4,500 mdd Es el valor del mercado de gestión laboral a escala global.   7,370 mdd el valor pronosticado del mercado de gestión laboral para 2021, según Marketsand Markets. 90 mdd el valor estimado del mercado de gestión laboral en méxico, según Kronos.